تقييم عملية ترحيل الوثائق الأرشيفية في الإدارات المركزية الجزائرية: دراسة ميدانية بوزارة التعليم العالي والبحث العلمي

عمر ترشين

باحث جامعي، مخبر التكنولوجيات الحديثة للمعلومات وأثرها على التنمية الوطنية

جامعة قسنطينة، الجزائر

This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

أولاد حسيني يوسف

باحث جامعي، مخبر التكنولوجيات الحديثة للمعلومات وأثرها على التنمية الوطنية

جامعة قسنطينة، الجزائر

This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

المستخلص

للأرشيف أهمية كبيرة على مستوى المؤسسات والإدارات حيث يعلل مختلف النشاطات ويبين الحقوق والوجود القانوني للمؤسسة....إلخ. أقيمت الدراسة على مستوى الإدارة المركزية في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي بهدف تقييم عملية ترحيل الوثائق الأرشيفية على مستوى الهيئة الآنفة الذكر، بعد ذكر المبادئ الأولية الخاصة بعلم الأرشيف وطريقة تسيير وإدارة الأرشيف ودورة حياة الوثيقة مند نشأتها على مستوى المكاتب حتى الحفظ النهائي، الإعدام أوالإتلاف، ذُكِرَت مختلف العمليات التي تخضع لها الوثائق لِتَهيئة القارئ للدخول في الموضوع ولتسهيل الفهم، خُصِّصَ الفصل الثاني من الجانب النظري لِعملية الترحيل لكونها محور البحث حيث أعطيت فيه مختلف التّعاريف وكيفية القيام بعملية الترحيل والقواعد الواجب العمل بها والمستوحاة من القانون الجزائري والتي من شأنها تنظيم هذه العملية، أيضا ذُكِرَت مختلف الأدوات المستعملة في عملية البحث حيث يمكن للقارئ المقارنة بين كيفية القيام بعملية الترحيل التي تنص عليها القوانين والمعايير والنتائج المتحصل عليها من خلال البحث أوالدراسة.

نجد في الجانب التطبيقي تقديم أداة البحث، كيفية توزيعه، استرجاعها وتحليلها لِتبين إجراءات البحث ومساعدة الباحثين في بحوثهم المستقبلية في هذا المجال، أخيراً نجد حوصلة لِنتائج البحث والاقتراحات التي تُبَلَّغ إلى المديرية الفرعية للأرشيف والتَّوثيق لِمساعدتها في تحسين إدارة الأرشيف عامةً وعملية ترحيل الأرشيف خاصةً.

الاستشهاد المرجعي

ترشين، عمر. تقييم عملية ترحيل الوثائق الأرشيفية في الإدارات المركزية الجزائرية: دراسة ميدانية بوزارة التعليم العالي والبحث العلمي/ أولاد حسيني يوسف.- Cybrarians Journal.- ع 36، ديسمبر 2014 .- تاريخ الاطلاع <أكتب هنا تاريخ الاطلاع على المقال> .- متاح في: <أنسخ هنا رابط الصفحة الحالية>

مقدِّمة:

اهتمَّ الإنسان منذ القديم بحفظ الوثائق الأرشيفيَّة التِّي تمكِّنه من تبرير نشاطاته وتضمن له حقوقه حيث كانت تلك الوثائق تحفظ في قصور الملوك والزوايا والمعابد، لكن مع التطور التكنولوجي والتدفق الكبير للمعلومات والإنتاج الهائل للوثائق الأرشيفية أصبح من الواجب على الإنسان بناء مخازن ومراكز خاصة لضمان حفظ وتبليغ الوثائق الأرشيفية سواء داخل أوخارج المؤسسات المنتجة لتلك الوثائق في إطار القيام بنشاطاتها، زيادة على ذلك وجد الإنسان نفسه ملزم على تبني والاعتماد على آليات وتقنيات تمكنه من التحكم الجيد في التدفق الكبير والهائل للوثائق وتسهل له تسييرها منذ نشأتها إلى تبليغها، كما ذكر سابقا فالإنسان قام ببناء مخازن للأرشيف على مستوى المؤسسات والإدارات حيث يحفظ فيها مؤقتا أونهائيا وثائقه الأرشيفية نظرا لإمكانية الرجوع والحاجة إليها في تبرير نشاطاته، لكن الوثائق تنتج على مستوى المكاتب أين تبقى مدة من الزمن نظرا للاستعمال الكثير لها والعودة إليها، ثم تتجه بعد ذلك إلى إدارة الأرشيف، فعملية تحويلها من المكاتب المنتجة لها إلى ادارة الأرشيف تسمى بعملية ترحيل الأرشيف حيث تعتمد بدورها أيضا على تقنيات وأدوات حتى تتم هذه العملية في أحسن الظروف ولتكون الوثائق المنتجة خلال عملية الترحيل ناجعة وذات مصداقية وأيضا لحماية الوثائق من الضياع أوالسرقة خلال عملية الترحيل.

 لعملية ترحيل الأرشيف أهمية كبيرة حيث تؤثر على العمليات الأخرى بكونها العملية أوالمرحلة الأولى في السلسلة الأرشيفية، مختلف الإدارات والمؤسسات الجزائرية اليوم تعاني من مشاكل في مختلف العمليات أوالنشاطات الأرشيفية من معالجة، تصنيف وتبليغ ...إلخ. من بين تلك العمليات التي تعاني منها هذه الإدارات والمؤسسات نجد عملية ترحيل الأرشيف، أيضا الإدارة المركزية في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي من بين الإدارات التي تعاني من صعوبات وعراقيل عند القيام بهذه العملية، سنحاول من خلال بحثنا هذا تقييم عملية ترحيل الأرشيف على مستوى الإدارة المركزية في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي وتبين المشاكل إن وجدت وأيضا سنحاول اقتراح حلول من شأنها تحسين عملية ترحيل الأرشيف على مستوى الإدارة المركزية الآنفة الذكر. 

الجانب التمهيدي:

أ. أهداف الدِّراسة والبحث:

تهدف هذه الدراسة إلى:

- تبينمدى تطابق عملية ترحيل الأرشيف بالإدارة المركزية في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي مع المعاير وما يدرس في الجامعات.

- تقييم عملية ترحيل الأرشيف بالإدارة المركزية في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.

- إعطاء نظرة عامة حول عملية ترحيل الأرشيف والوثائق المدفوعة.

- تحسيس الأرشيفين والإداريين بأهمية عملية ترحيل الأرشيف .

- محاولة معرفة المشاكل التي تعرقل الإداريين والأرشيفيين عند القيام بعملية الترحيل ومحاولة إيجاد حلول لها.

- دعوة الإداريينإلى التَّعاون مع الأرشيفين للقيام بعملية الترحيل على أكمل وجه.

- إتاحة أداة مرجعية لطلبة الأرشيف في حالة عدم وجود مراجع بالغة العربية في نفس الموضوع.

- إقامة نقطة وصل بين الإداريينوالأرشيفين.

- حث الأرشيفيين ومساعدتهم في وضع سياسة لترحيل الأرشيف من الطور الأول إلى الطور الثاني مما يساعد في تحسين حالة الأرشيف حيث أن عملية ترحيل الأرشيف تمهد الطريق للعمليات الموالية.

ب. الإشكاليَّة:

إن مهمَّة كل مؤسسة أرشيف هوحفظ الوثائق الأرشيفية وضمان الوصول إليها بسرعة وبدون بدل جهد وبالتالي فللقيام بتلك المهمة على أكمل وجه يجب بدأ السلسلة الأرشيفية بداية جيدة، من بين عمليات تلك السلسلة نجد عملية ترحيل الوثائق من الطور الأول إلى الطور الثاني أي من المكاتب إلى إدارة الحفظ المؤقت حيث أنها من بين أهم العمليات، لكن عادة ما تكون هذه العملية غير منظمة وعشوائية وهذا راجع لنقص التعاون بين إدارة الأرشيف والإدارات الأخرى المنتجة للوثائق وعدم توفر أدوات العمل (جدول تسيير الوثائق...إلخ) أولِأسباب أخرى، إذاً فعملية الترحيل يجب الأعداد لها سابقا على مستوى المكاتب بتسجيل الوثائق التي نريد القيام بترحيلها وترتيبها ووضعها في علب لمساعد الأرشيفي في فرز هذه الوثائق حيث أن الأرشيفي لا يحفظ كل الوثائق فهناك الوثائق التي تعدم أوتتلف في الطور الأول، حاليافالمؤسسات الجزائريةتواجه صعوبات في ترحيل الأرشيف، خاصة المؤسسات والإدارات العمومية بما فيه الإدارة المركزية في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.

كل بحث له تساؤلات وإشكاليات حيث يحاول الباحث من خلال بحثه الإجابة عنها، فتساؤلات البحث الذي بين أيديكم هي كالتالي:

التساؤل الرئيسي:

- هل عملية ترحيل الوثائق الأرشيفية إلى ادارة الأرشيف بالإدارة المركزية في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي تتطابق مع المعاير وتتم بطريقة منظمة ؟

التساؤلات الجزئية:

- هل عملية ترحيل الأرشيف لها أهمية كبيرة إداريا وقانونيا للحفاظ على الأرشيف بالإدارة المركزية لوزارة التعليم العالي والبحث العلمي ؟

- هل الإدارة المركزية في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي تقوم باستعمال جدول الترحيل (قائمة الوثائق التي تم ترحيلها) عند القيام بعملية الترحيل، وهل له أهمية بالغة؟

ج. فرضيات الدراسة:

ممَّا لا شكَّ فيه هوأنَّه عند طرح إشكالية لابد من وجود فرضيات حيث قد نقوم بإثباتها وقد ننفيها حسب النَّتائج المتحصَّل عليها بعد القيام بالبحث، كما هوالحال بالنسبة لهذا حيث طرحت الفرضيات التالية:  

الفرضية العامة:

- عملية ترحيل الوثائق الأرشيفية إلى ادارة الأرشيف بالإدارة المركزية في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي تتطابق مع المعاير وتتم بطريقة منظمة.

الفرضيات الجزئية:

الفرضية الجزئية الأولى:

لعملية ترحيل الأرشيف أهمية كبيرة إداريا وقانونيا للحفاظ على الأرشيف.

الفرضية الجزئية الثانية :

- يلعب جدول الترحيل (قائمة الوثائق التي تم ترحيلها) دورا كبيرا في تحسين وتسهيل عملية الترحيل، حيث أن الإدارة المركزية في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي تقوم باستعماله عند القيام بعملية الترحيل.

د. منهج البحث :

للقيام ببحث موضوعي ومنظم وللحصول على نتائج ناجعة ينبغي على للباحث تبني منهج علمي متوافق مع الإشكالية المطروحة، عليه أعتمد في هذا البحث على "المنهج الوصفي" الذي يستعمل لوصف الظاهرة المدروسة بكل مميزاتها وخصوصياتها وذلك من خلال وصف الواقع بكل معطياته، وفي هذا البحث فإن المنهج الوصفي سيساعدنا على إعطاء صورة شاملة عن واقع ترحيل الوثائق الأرشيفية بالإدارة المركزية لوزارة التعليم العالي والبحث العلمي، مع استخدام اسلوب التحليل للبيانات والمعلومات المتحصل عليها في الدراسة الميدانية، حيث قسَّمنا البحث إلى ثلاث جوانب للتَّمكن من الدخول تدريجيا في الموضوع، الجانب التمهيدي يبين الدوافع والأهداف وأسباب الدراسة كما يطرح الإشكاليات ويقترح الفرضيات، أما الجانب النظري قسمناه إلى فصلين، الفصل الأول عبارة عن مفاهيم أساسية خاصة بالأرشيف عامةًّ، الفصل الثاني تطرقنا فيه إلى عملية الترحيل بصفة خاصة حيث تعد محور الدراسة، الجانب التطبيقي قسمناه بدوره إلى فصلين حتى لا يكون هنالك خلط، الفصل الأول من الجانب التطبيقي خصص للإدارة المركزية في الوزارة حيث أعطينا فيه لمحة تاريخية عنها وكيفية تنظيمها وهيكلتها وصولا إلى المديرية الفرعية للأرشيف والتوثيق، الفصل الثاني من الجانب التطبيقي كرسناه للبحث والدراسة حيث أعطينا فيه توضيحات عن أداة البحث المستعملة وكيفية جمع البيانات والمعلومات خلال القيام بالبحث، أيضا تجدون فيه نتائج الدراسة والخلاصة.

الجانب النظري:

1.تعريف الأرشيف:

هومجموع الوثائق مهما كانت طبيعتها، أنتجت أواستقبلت من طرف شخص طبيعي أومعنوي عن طريق مؤسسة عمومية أوخاصة، نتيجتا لنشاطاتها، مرتبة ومحفوظة لاستعمال متوقع. [1]

- حسب المجلس الدولي للأرشيف ICA :

الأرشيف هومجموع الوثائق مهما كان تاريخها، شكلها، وعاؤها المادي، أنتجت أواستقبلت من طرف شخص طبيعي أومعنوي وعن طريق مؤسسة عمومية أوخاصة في إطار القيام بنشاطاتها، سواء كانت الوثائق محفوظة من طرف منتجها لاحتياجاته الخاصة، أوحولت إلى المؤسسة القادرة على حفظها نظرا لقيمتها الأرشيفية أوالتاريخية.  

-حسب القانون الجزائري:[2]

-الأرشيف أوالوثائق الأرشيفية هي عبارة عن وثائق تتضمن أخبار مهما كان تاريخها أوشكلها أوسندها المادي، أنتجها أواستلمها أي شخص طبيعيا كان أومعنوي أوأية ادارة عمومية كانت أوخاصة أثناء ممارسة نشاطها.

- يتكون الأرشيف بمقتضى هذا القانون من مجموعة الوثائق المنتجة أوالمستلمة من الحزب والدولة والجماعات المحلية والأشخاص الطبيعيين والمعنويين سواء كانت محفوظة لدى مالكها أوحائزها أونقلت إلى مؤسسة الأرشيف المتخصصة في الحفظ.

2. تعريف الترحيل :

تعريف أول : هي عملية مادية وفكريةيتم عن طريقها تحويل مسؤولية حفظ الأرشيف من الإِدارة المنتجة للوثائق إلى إدارة الحفظ المؤقَّت، أومن إدارة الحفظ المؤقت إلى مراكز الحفظ النهائي (التاريخي)، هذا المصطلح يشير أيضا إلى مجموعة الوثائق المرحلة معاً[3].

تعريف ثاني :هوالعملية التي يتم من خلالها تحويل ملكية الأرشيف من الإِدارة المنتجة إلى مركز الأرشيف الوطني وفق القواعد القانونية والتَّنظيمية والمقاييس التي تحكم العملية. يأتي الترحيل بعد استنفاذ المسار العادي للوثيقة في الإِدارة، لتدفع على إثرها إلى المؤسسة المكلفة بالأرشيف سواء كان ذلك على المستوى المركزي (الإدارة المركزية) أوعلى المستوى اللامركزي (الإِدارات الأخرى، الإِقليمية والمحلية خاصة)[4]

تعريف ثالث :حسب المنشور رقم 02 المؤرخ في سبتمبر 1990  :امتثالا للإِجراءات المتَّخذة مع مختلف الوزارات وكذا المخطط الاستعجالي الهادف إلى صيانة التّراث الوثائقي في الإِدارات المركزية، الذي تم ضبطه بمشاركة المسؤولين المكلفين بالأرشيف على مستوى الإِدارات المركزية سوف تخص الترحيلات الأولى الوثائق التي أصبحت غير مستعملة في المصالح الإِدارية، والتي أدرجت فيما نسميه بالأرصدة المغلقة والمتميزة بما يلي :[5]

- مجمل الوثائق الخاصة بموضوع واحد.

- الوثائق التي استنفدت موضوعها.

- الوثائق المنتجة من قبل هيئة تم حلّها، أونتيجة لنشاط إداري منتظم قد توقف. 

- عند انتهاء مدة استعمال الوثائق من طرف الهيئات العمومية المذكورة في المادة الثالثة من هذا القانون تكون الوثائق المنتجة أوالمستلمة موضع فرز لاختيار ذات الفائدة الأرشيفية. تحدد الوثائق القابلة للإِعدام وإجراءات الإعدام بالتعاون مع الهيئة المعنية والمؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني. [6]

ترحل الوثائق التي تحتوي على فائدة أرشيفية وجوباً للمؤسسة المكلَّفة بالأرشيف الوطني. 

- إِنَّ ترحيل أرشيف الهيئات العمومية المذكورة في المادة الثَّالثة من القانون رقم 88-09 الخاص بالأرشيف الوطني، يتم لدى المؤسسة المكلَّفة بالأرشيف الوطني عندما تصبح الوثائق غير ضرورية للهيئة المعنية. يتم الترحيل خلال سنتين بعد انقضاء الأجل القانوني للحفظ.[7]

3. أنواع الترحيل :

ترحيلإداري :هي عملية تحويل الوثائق من الإدارات المنتجة لِتِلك الوثائق إلى إدارة الأرشيف المكلَّفة بالحفظ المؤقَّت داخل المؤسَّسة وتستعمِل جدول التحويل الخاص بالمؤسسة، بمعنى أنَّ الوثائق تبقى على مستوى المؤسسة وتحت مسؤوليتها.

الترحيل القانوني:عملية تحويل الوثائق من إدارة الأرشيف المكلفة بالحفظ المؤقت على مستوى المؤسسة إلى مركز الأرشيف المكلف بالحفظ التاريخي حيث تنتقل المسؤولية إلى هذا الأخير.

4. كيف تتمُّ عملية الترحيل:[8]

_ بعد حذف الاستمارات الشَّاغرة والنسخ، تصنَّف الوثائق حسب الملفات المتعلقة بنفس الموضوع.

_ تجمع الوثائق حسب المكاتب على مستوى تلك المديرية مع مراعاة واحدة من بين الطرق التصنيفية التالية:

الطريقة الأبجدية، الزمنية، العددية، الرقمية الهجائية، الجغرافية.

_ وضع الوثائق في علب الأرشيف وترقيمها من 1 إلى n ، يجب ملئ العلب بالطريقة التي تسمح لنا بغلقها دون أي مشكل.

_ ملئ جدول الترحيل وإِرساله إلى إدارة الأرشيف حتى يقوم الأرشيفي بتصحيحه في حالة وجود أخطاء والموافقة على محتواه.

_ بعد مراجعة الأرشيفي لجدول الترحيل، يقوم بالموافقة على الدفع ويعطي له رمز، هذا الرمز يكتب على العلب من طرف الإدارة المنتجة للوثائق.[9]     

_ إمضاء جدول الدفع من طرف مسؤول الإدارة المنتجة للأرشيف وإرساله إلى ادارة حفظ الأرشيف.

_ إدارة الأرشيف تقوم بالاتصال بالمصلحة المنتجة لتحديد تاريخ ترحيل الوثائق، يجب عدم نسيان العنوان وكل ما يجب للوصول إلى الوثائق.  

_ بعد التَّأكد من التطابق بين جدول ترحيل الأرشيف وعلب الأرشيف التي تحوي الوثائق التي تم ترحيلها تقوم إدارة الأرشيف بحفظ هذه الوثائق.

_ تقوم إدارة الأرشيف بإِرسال جدول ترحيل الأرشيف الذي تم إمضاؤه من طرف رئيسها إلى الإدارة المنتجة للوثائق لتقوم بحفظه كدليل لإثبات عملية الترحيل.

_ أخيراً تقوم باستقبال الوثائق التي تم ترحيلها.

5.  جدول الترحيل[10]:

_ينسخ الجدول إلى ثلاث نسخ، في استمارات خاصة توفرها إدارة الأرشيف وترجع إحدى النسخ بعد مراجعتها والتوقيع عليها إلى الإدارة المنتجة التي قامت بترحيل وثائقها.

_ يجب إرسال جدول الترحيل إلى إدارة الأرشيف قبل إجراء العملية حيث يحدد المسؤول عن الأرشيف بعد اتخاذ تدابيره، تاريخ الدفع والكيفيات التطبيقية المرتبطة بذلك.

_ يحرر الجدول تحريراً جيداً، ويذكر في الصفحة الأولى اسم الوزارة الوصية والمديرية والمصلحة أوالهيئة الدافعة، مع الإشارة إلى عدد العلب أوالرُّزم، أمَّا الصفحة الثانية فتحتوي على المعلومات الدَّقيقة التالية:

   - الرقم التسلسلي للرُّزم المصنفة من 1 إلى ع، مع استعمال أوراق مدرجة بالنسبة للترحيلات التي لها

مدة حفظ تعادل 25 سنة، فيصبح آخر أجل لحفظها سنة 1990.

هناك إجراءات استثنائية خصصت لبعض أصناف الأرشيف مثل السِّجلات والبطاقات والمخطوطات والأشرطة المغناطيسية والأسطوانات ... إلخ، على إدارة الأرشيف النَّظر في كل حالة تعرض عليها ويتعدى عددها 25 وحدة.          

   - اختصار محتوى وطبيعة كل رزمة في جملة أوجملتين.

   - ذكر تاريخ الوثائق الموجودة في الرُّزم مثل: 1964-1966، تشير سنة 1964 إلى تاريخ أوَّل وثيقة، أما سنة 1966 فهي تاريخ آخر وثيقة. 

   - الإشارة إلى آجال حفظ الأرشيف أي ذلك التاريخ الذي تصبح فيه الوثيقة لا تكتسي أيَّة قيمة بالنسبة الإدارة التي قامت بالترحيل، ويمكن بذلك حذفها لأنَّها لا تكتسي قيمة تاريخية، حيث أنَّ بعض الوثائق التي أنتجت في سنة 1965 تبقى رهن إشارة جميع الإدارات لتقديم النَّصائح والمساعدة لاسيما خلال الترحيلات الأولى.

6. سجل الترحيلات :

 هووثيقة (مجلد) تحت وعاء ورقي أوإلكتروني نسجل فيه جميع الوثائق التي تمَّ ترحيلها وكل المعلومات التي تسمح بمعرفة الترحيلات الجديدة للوثائق الأرشيفية حيث نجد من بين المعلومات التي يتكون منها، ما يلي :[11]

- رقم الترحيل (عامة يكون مركب من السنة والرقم التسلسلي الذي يُعطى حسب ترتيب الترحيل) وهوالرقم الذي يعطى لكل ترحيل حيث يعتمد عليه عند ترتيبها في المخازن. [12]

- اسم الهيئة أوالإدارة المرحلة (عادة يكون منتج الوثيقة).

- عنوان الترحيل.

- لمحة عن محتوى الوثائق.

- التواريخ التي تحمل في طيَّاتها تواريخ أخرى.

- عدد الوحدات المرحلة (الحزم أوالعلب)

- المكان المؤقَّت لحاويات الوثائق.

- الملاحظات.

 -إمضاء الإدارة التي قامت بالترحيل.

 -إمضاء الإدارة المستقبلة.

الجانب التطبيقي:

1.أداة جمع البيانات: 

تم الاعتماد في هذه الدراسة على الاستبيان كأداة لجمع البيانات، يتكون من 20 سؤال، كل سؤال له أهمِّيَّة بالنِّسبة للموضوعالذي نحن بصدد دراسته ويخدم الإشكالية بصفة مباشرة حيث بدأنا الإستبيان بمقدمة صغيرة تبيِّن أهداف الإستبيان والموضوع الذي نقوم بدراسته وعلى أيِّ مستوى.  

2. مجتمع الدراسة:

اخترنا كلالمديريات الفرعية في الوزارة كعيِّنة الدِّراسة، قمنا بتوزيع الإستبيان على المديرياتالفرعية، حيث اخترنا مكتب واحد على مستوى تِلك المديرية الفرعية، تتكون الإدارة المركزية في وزارة التعليم العالي من 29 مديرية فرعية وهذا ما كلفنا توزيع 29 نسخة من الإستبيان.

3. استرجاع وفحص الإستبيان:

بعد توزيع الاستبيان استغرقنا يوماً كاملا من الانتظار لاسترجاع الاستبيان، بالتالي فاسترجاع الاستبيان لم يكن في اليوم الذي تمَّ توزيعه فيه حيث أنَّ استرجاعه من المديريات الفرعية تمَّ تدريجياً حسب المسؤولين وأعمالهم، فيوجد من أرجع الاستبيان بسرعة ومنهم من تماطل في ذلك، الأهم في ذلك هوأنه بعداسترجاع كل الاستبيانات ومن خلال فحصها وجدنا أنَّ كل المديريات الفرعية قامت بإرجاع الاستبيان الموجه إليها.

4. تحليل الاستبيان :

نظراً لأهمِّية الأسئلة حيث أنَّه لِكلِّ سؤال تأثير على النَّتيجة، اخترت تحليل الاستبيان سؤال بسؤال للوصول إلى نتائج صحيحة وموثوقٌ فيها، رغم أنَه أخذ لنا الكثير من الوقت إلاَّ أنَّه ضروري جداً للوصول إلى نتائج ناجعة، الأسئِلة المُغلقة حلَّلناها في شكل جداول وأشكال بيانية وأعمدة وفقرات قصيرة تحت الأشكال، أما فيما يخص الأسئِلة المفتوحة حلَّلناها في شكل فقرات لتمكين القارئ من الفهم.

الجدول رقم 01:عدد المصالح التي تقوم بالترحيل من التي لا تقوم بذلك

نلاحظ من خلال الجدول أنَّه هناك بعض المديريات الفرعية التي لا تقوم بترحيل وثائقها، فإِنَّ الجدول يبيِّن أنَّ 86,206 %من الجهات تقوم بترحيل وثائقها الأرشيفية حيث تمثِّل 25 ادارة أومديرية فرعية، نلاحظ أيضاً أنَّه 13,793 %من الجهات لا تقوم بترحيل وثائقها الأرشيفية حيث تمثل 04 مديريات فرعية، من خلال هذا سنبدأ العمل على أساس 25 ادارة أومديرية فرعية التي تقوم بترحيل وثائقها.

الجدول رقم 02:  دواعي القيام بعملية الترحيل

الجدول يبيِّن دواعي قيام الإدارات بترحيل وثائقها الأرشيفية حيث نلاحظ من خلال الجدول أنَّ 10 (40 %) مديريات فرعية تقوم بترحيل وثائقها لخلوتلك الوثائق من القيمة الإدارية، أيضا نلاحظ أنَّ 03 (12 %) مديريات فرعية تقوم بترحيل وثائقها لضيق المكان، نلاحظ من خلال الجدول أيضا أنَّ 12 (48 %) مديرية فرعية تقوم بترحيل وثائقها لعدم الحاجة إليها.

الجدول رقم 03: المديريات الفرعية التي تقوم بحذف الاستمارات الشاغرة والنسخ التي لا أهمية لها

الجدول يبيِّن المديريات الفرعية التي تقوم بحذف الاستمارات الشَّاغرة والنُّسخ التي لا أهمية لها حيث نلاحظ أنَّ 19 (76 %) مديرية فرعية تقوم بحذف الاستمارات الشَّاغرة والنُّسخ التي لا أهمِّيَّة لها عليه فهده نقطة قوة حيث أنها تساعد الأرشيفي في فرز الوثائق وتوفر له الوقت للقيام بالمهام الأخرى المنوطة به، نلاحظ أيضاً أنَّ 6 (%24) مديريات فرعية لا تقوم بحذف الاستمارات الشَّاغرة والنُّسخ التي لا أهمية لها.

الجدول رقم 04: المديريات الفرعية التي ترتب الوثائق قبل وضعها في العلب

يوضح الجدول أنَّ كل المديريات الفرعية ((100 %دون استثناء تقوم بترتيب وثائقها قبل وضعها في العلب، نلاحظ أن 25 من المديريات الفرعية المدروسة تقوم بترتيب الوثائق الأرشيفية قبل وضعها في العلب.

الجدول رقم 05: المديريات الفرعية التي تضع الوثائق في العلب قبل ترحيلها

نلاحظ أنه تمت الإجابة بنعم (100 %)  حيث أنَّ المديريات الفرعية التي تقوم ترحيل وثائقها كلَّها تقوم بوضع وثائقها في العلب للأرشيف قبل ترحيلها، من هنا نلاحظ أنَّ 25 مديرية التي تقوم بترحيل الوثائق تقوم بوضعها في علب للأرشيف قبل السروع في عملية الترحيل.

الجدول رقم 06:  المديريات الفرعية التي تقوم بترتيب وترقيم العلب قبل ترحيلها

نلاحظ من خلال الجدول أنَّ 2 (8 %) مديرية فرعية لا تقوم بترتيب وترقيم العلب قبل القيام بعملية الترحيل، أيضاً 23 (92 %) مديرية فرعية تقوم بترتيب وترقيم العلب قبل القيام بعملية الترحيل.

الشكل رقم 01: نسب وعدد المديريات الفرعية التي تستعمل جدول تسيير الوثائق

نلاحظ أنَّ 16 (64 %) مديرية فرعية تعتمد على جدول تسيير الوثائق عليه فهده نقطة قوة علما أن جدول تسيير الوثائق له أهمية بالغة في تقفي أثر الوثائق ويبين مسار الوثيقة مند نشأتها إلى ترحيلها إلى مركز الحفظ التاريخي أواتلافها، يحصي جميع أنواع الوثائق المنتجة في المؤسسة ويحدد مدة بقاء كل واحدة منها في كل عمر سواء العمر الأول أوالثاني ويحدد مصيرها النهائي، أيضاً 09 (36 %) مديريات فرعية لا تعتمد على جدول تسيير الوثائق.

الشكل رقم 02: نسب اعتماد المديريات الفرعية على جدول الترحيل

نلاحظ 23 (92 %) مديرية فرعية تعتمد على جدول الترحيل، هده نقطة قوة حيث أن له أهمية كبيرة في تبرير عملية الترحيل ويقتفي أثر الوثائق ويمكن من المعرفة في حالة ضياع أوسرقة وثيقة معينة،  نلاحظ أيضاً أنَّ 02 (8 %) مديريات فرعية لا تعتمد على جدول الترحيل.

الشكل رقم 03: عدد نسخ جداول الترحيل المعدَّة من طرف المديريات الفرعية

نلاحظ أنَّ 01  (4,35%) مديرية فرعية تقوم بإعداد نسخة واحدة من جدول الدفع، نلاحظ أنَّ 02 (8,69 %) مديريات فرعية تقوم بإعداد نسختين، نلاحظ أنَّ 18 (78,27 %) مديرية فرعية تقوم بإعداد ثلاث نسخ من جدول الدفع، نلاحظ أنَّ 02 (8,69 %) مديريات فرعية تقوم بإعداد أكثر من ثلاث نسخ.

الشكل رقم 04: المديريات الفرعية التي تقوم بتحرير طلب ترحيل الوثائق

نلاحظ أنَّ 18 (72 %) مديرية فرعية تقوم بتحرير طلب الترحيل، هدا الطلب يساعد كثيرا حيث أن ادارة الأرشيف تقوم بتهيئة نفسها وتوفير المكان لاستقبال الوثائق، نلاحظ أيضاً أنَّ 07 (28 %) مديريات فرعية لا تقوم بتحرير طلب الترحيل قبل الشروع في عملية ترحيل الوثائق.

الشكل رقم 05: يبين متى تقوم المديريات الفرعية بعملية الدفع

نلاحظ أنَّ 08 (32 %) مديريات فرعية تقوم بترحيل وثائقها عند بلوغ حد معين من الوثائق على مستوى المكاتب، أيضاً 15 (60 %) مديرية فرعية تقوم بترحيل وثائقها عند فقدان الوثائق لِأهميتها، أخيرا 02  (08 %)  مديريات فرعية تقوم بعملية ترحيل الوثائق لِأسباب أخرى. 

الشكل رقم 06: أوعية الوثائق المرحلة

20 من المديريات الفرعية أجابت بالشَّكل الورقي فقط، هذا يمثل نسبة 80 %، 05 مديريات فرعية أجابت بالشَّكلين أي ورقية وإليكترونية، هذا يمثل نسبة 20%، نلاحظ أن 05 (20%) مديريات فرعية تقوم بترحيل الوثائق في شكل ورقي وإليكتروني.

الشكل رقم 07: نوع الوثائق التي يتم ترحيلها بالنسب المئوية

نلاحظ أنَّ 08 (32 %) مديريات فرعية تقوم بترحيل وثائق عبارة عن قرارات، 06 (24 %) مديريات فرعية تقوم بترحيل وثائق عبارة عن عقود، 05 (20 %) مديريات فرعية تقوم بترحيل وثائق عبارة عن عقود وقرارات، 06 (24 %) مديريات فرعية تقوم بترحيل وثائق أخرى والمتمثِّلة في ملفات الموظَّفين، مشاريع البحوث العِلمية، ملفات إدارية، ملفات المعاملات المالية، حوالات، فواتير، قرارات إعادة التَّمويل، مخطَّطات، مراسلات، صور فوتوغرافية.

5. النتائج العامة للدراسة:

بعد القيام بالدراسة نخلص إلى النتائج التالية:

·        تبيَّن أنَّ الذين يقومون بعملية الترحيل على مستوى المديريات الفرعية هم عبارة عن مسؤولين ومتصرفين، فهذا دليل على أهمية عملية الترحيل بالنسبة لِتِلك المديريات الفرعية، أيضا أغلب المديريات الفرعية تقوم بترحيل وثائقها الأرشيفية وهذا عبارة عن نقطة قوة حيث من خلال هذا نستنتج أنَّ ادارة الأرشيف تفرض نفسها ولها معاملات مع المديريات الفرعية الأخرى.

·        تبين البيانات المتحصل عليها أنَّ المديريات الفرعية لا تقوم بترحيل وثائقها للتَّخلص منها أولعدم توفر المكان في المكاتب بل عند انقضاء قيمتها الإدارية وعدم الحاجة إليها في تسيير شؤونها وهذا ما تنصُّ عليه القواعد الموضوعة من طرف مركز الأرشيف الوطني الجزائري والمعايير الدولية.

·        أكثر من ثلاث أرباع المديريات الفرعية تقوم بحذف الاستمارات الشاغرة قبل ترحيل الوثائق الأرشيفية، هذا دليل على أنَّ الإداريين يعطون أهمية لعملية ترحيل الوثائق، بالتالي فالإدارات المنتجة للوثائق أدرى بوثائقها من إدارة الأرشيف باعتبار منتج الوثائق أدرى بالوثائق التي لها قيمة والتي قد تساعده في تسيير أعماله من التي لا تساعده في ذلك، أيضا يدل على أنَّهم يحترمون الشروط التي تفرضها إدارة الأرشيف على مستوى الإدارة المركزية عند القيام بعملية الترحيل، أيضاً عمال الإدارة يحترمون القواعد والمعايير حيث أنَّ مركز الأرشيف الوطني يلزم الإدارات المنتجة للوثائق بالقيام بحذف استماراتها الشاغرة قبل القيام بعملية الترحيل.

·        تبين البيانات المتحصل عليها من خلال الاستبيان أن المديريات الفرعية تساعد إدارة الأرشيف وتسهل عملها حيث تقوم بترتيب وثائقها قبل وضعها في العلب مما يوفر الوقت والجهد على إدارة الأرشيف.

·         كل المديريات الفرعية تقوم بوضع الوثائق في العلب وأنَّ 92 %منها تقوم بترقيم العلب قبل ترحيلها، هذا إن كان يدل على شيء فإنما يدل على أنَّ الوثائق على مستوى المكاتب أي قبل الترحيل خاضعة لكل القواعد من ترميز ومعالجة أولية ترتيب...إلخ) حيث أنها تعتبر المرحلة الأولى لعملية الترحيل.

·        استعمال جدول تسيير الوثائق في أي مؤسسة دليل على أنَّ عمل المؤسسة يتم وفق معايير وقواعد صارمة وأنَّ تحويل الوثائق من طور إلى آخر يتمُّ وفق شروط موضوعة سابقاً ومدروسة حيث يسهل العمل على الإداريين والأرشيفين وله دورٌ كبير في تنظيم عملية الترحيل، إذاً من خلال الدِّراسة التي قمنا بها ومن خلال تحليل النَّتائج فإنَّ 64 %من المديريات الفرعية تعتمد على جدول تسيير الوثائق في ترحيل الأرشيف فهذا يعطي عملية الترحيل أكثر كفاءة ونجاعة، إلاَّ أنَّ النِّسبة لاتزال ضئيلة.

·        الأداة التي لها نفس القيمة في تحسين وتقييد عملية الترحيل نجد جدول الترحيل حيث أنَّه عبارة عن أداة بحث وأداة لتبريرعملية الترحيل وأداة للوقاية ضدَّ سرقة وفقدان الوثائق، تبين أنً   92 %من المديريات الفرعية تستعمل جدول الترحيل، هذا أمر جيد ويؤثِّر إيجابياً على عملية الترحيل، نأمل في القريب العاجل أن تعتمد كل المديريات الفرعية دون استثناء على جدول الدفع.

·         فيما يخص إمضاء جدول الترحيل تنصُّ المعايير والقواعد على أن يكون جدول الترحيل ممضي من طرف المدير الفرعي على مستوى المديرية الفرعية المنتجة للوثائق المراد ترحيلها ففي الإدارة المركزية لوزارة التَّعليم العالي والبحث العلمي نجد أنَّ المدراء الفرعيين هم الذين يقوم بإمضاء جدول الترحيل على مستوى المديريات الفرعية (التي تقوم بترحيل وثائقها وتعتمد على جدول الترحيل) فهذا دليل على اهتمام المدراء بعملية ترحيل الأرشيف.

·        78,27 %من المديريات الفرعية تقوم بإعداد جدول الترحيل في ثلاث نسخ، رغم وجود بعض الجهات التي تقوم بإعداد أقل أوأكثر من النُّسخ إلاَّ أنَّ النِّسبة الكبيرة هي ثلاث نسخ فيمكن الحكم عليها أنَّها مطابقة للمعايير حيث أنَّ القواعد تنص على وجوب إعداد جدول الترحيل في ثلاث نسخ، نسخة تبقى على مستوى الجهة المنتجة للوثائق أمَّا النُّسختين الأخريين تبقيان على مستوى إدارة الأرشيف، واحدة للتَّبرير والأخرى لِأغراض البحث.

·         72 %من المديريات الفرعية تقوم بإعدادطلب ترحيل الوثائق قبل القيام بعملية الترحيل حيث أنَّه بإعداد الطلب وإرساله إلى إدارة الأرشيف تصبح عملية الترحيل مطابقة للمعايير حيث تتمكن المديرية الفرعية لِلأرشيف والتوثيق بالاستعداد لاستقبال الوثائق التي يتم ترحيلها.

·        رغم وجود بعض القلَّة القليلة التي تقترف بعض الأخطاء في عملية الترحيل إلا أنَّه من خلال الحكم على الأغلبية يمكن القول أنَّ عملية الدفع على مستوى الإدارة المركزية في وزارة التَّعليم العالي والبحث العلمي مطابقة للمعايير وتتم في ظروف ملائمة رغم وجود بعض المشاكل المتمثِّلة في عدم وجود مساحات كافية على مستوى المديريات الفرعية لجمع العلب ومعالجتها قبل ترحيلها.

·         عدم امتلاك الأرشيفيين لكفاءات عالية في مجال الأرشيف.

·        نقص ثقة بعض المديريات الفرعية الأخرى في المديرية الفرعية للأرشيف والتوثيق حيث نلاحظ هذا من خلال عدم ترحيل هذه المديريات الفرعية للوثائق الأرشيفية التي تنتجها .... إلخ.

·         المديرية الفرعية للأرشيف تماطل في تبليغ الوثائق، هذا التماطل راجع إلى عدم وجود أدوات البحث، حيث أنَّ الإداريين يقترحون حلول متمثلة في توفير كافة الشروط المادية والبشرية والمالية التي من شأنها تسهيل عملية الترحيل، إعطاء أكثر من الأهمية للأرشيف وعملية الترحيل خاصة، إعداد أدوات البحث للحصول على الوثائق وتبليغها في أقصر مدة ممكنة حيث أن ذلك يجعل الإداريين لا يترددون في ترحيل الوثائق الأرشيفية إلى إدارة الأرشيف، التَّكوين المستمر لعمال الأرشيف والعمل على بناء الثِّقة بين المديرية الفرعية للأرشيف والمديريات الأخرى، أيضاً وضع سياسة وآلية واضحة لعملية ترحيل الأرشيف من قِبل الإدارة المختصَّة في حفظ الأرشيف، إنشاء خلية وسيطة بين المديرية الفرعية للأرشيف والتوثيق وجميع المديريات والمديريات الفرعية على مستوى الإدارة المركزية في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.

.6نتائج على ضوء الفرضيات :

الفرضية العامة:

الفرضية العامة الأولى مفادها أن عملية ترحيل الوثائق الأرشيفية إلى إدارة الأرشيف بالإدارة المركزية في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي تتطابق مع المعاير وتتم بطريقة منظمة.

قبل القيام بعملية الترحيل يقوم المسيرون على مستوى المديريات الفرعية بترتيب الوثائق ووضعها في علب الأرشيف والقيام بترقيم علب الأرشيف، بعد ذلك تبعث الجهة المنتجة للوثائق بطلب الترحيل إلى إدارة الأرشيف، عند استقبال إدارة الأرشيف للطلب تقوم بإرسال لجنة للتَّأكد إن كانت الوثائق المراد ترحيلها تتطابق مع جدول الترحيل، أيضا تتأكد إن كانت الوثائق مرتبة، معالجة وموضوعة في علب ... إلخ، إن كان كل شيء يتطابق مع متطلبات إدارة الأرشيف، تقوم هذه الأخيرة بإرسال تأشيرة الترحيل إلى الجهة المنتجة للوثائق ثم تستعد لاستقبال الوثائق المرحلة.

- من خلال البيانات والنتائج يتبين أن الفرضية العامة تحققت رغم وجود بعض النقائص إلا أنه من خلال الحكم على الأغلبيةيمكن إثباتها.

الفرضية الجزئية الأولى: لعملية ترحيل الأرشيف أهمية كبيرة إداريا وقانونيا للحفاظ على الأرشيف.

تعتمد المديريات الفرعية على جدول الترحيل وجدول تسيير الوثائق، من خلال الإجابات يتبيَّن أيضاً أنَّ كل الوثائق التي لها قيمة إدارية أوتاريخية معنيَّة بترحيل دون استثناء، نوعية الوثائق المدفوعة هي عبارة عن قرارات، ملفات العمال والموظفين، مشاريع البحوث العلمية، عقود، تقارير، ملفات إدارية، ملفات المعاملات المالية، حوالات، فواتير، قرارات إعادة التَّمويل، مخططات، مراسلات، عليه نجد أنه هناك اعتماد على أدوات علمية لتسيير الوثائق في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي وأن عملية الترحيل تحظى بالأهمية اللازمة وأنها ذات أهمية بالغة في الحفاظ على الأرشيف وحمايته من الضياع والتلف.

- كل هذه المؤشرات والنتائج تأكد تحقق الفرضية الجزئية الأولى.

الفرضية الجزئية الثانية: يلعب جدول الترحيل (قائمة الوثائق التي تم ترحيلها) دورا كبيرا في تحسين وتسهيل عملية الترحيل، حيث أن الإدارة المركزية في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي تقوم باستعماله عند القيام بعملية الترحيل.

 الأداة التي تمكن من تقييد عملية الترحيل نجد جدول الترحيل حيث أنَّه عبارة عن أداة بحث وأداة لتبرير عملية الترحيل وأداة للوقاية ضدَّ سرقة وفقدان الوثائق عليه فهويلعب دورا كبيرا في تحسين وتسهيل عملية الترحيل، فيما يخص إمضاء جدول الترحيل تنصُّ المعايير والقواعد على أن يكون جدول الترحيل ممضي من طرف المدير الفرعي على مستوى المديرية الفرعية المنتجة للوثائق المراد ترحيلها، ففي الإدارة المركزية لوزارة التَّعليم العالي والبحث العلمي نجد أنَّ المدراء الفرعيين هم الذين يقوم بإمضاء جدول الترحيل على مستوى المديريات الفرعية التي تقوم بترحيل وثائقها وتعتمد على جدول الترحيل فهذا دليل على اهتمام المدراء بعملية ترحيل الأرشيف.

- من خلال البيانات والنتائج يمكن القول أن الفرضية الجزئية الثانية قد تحققت.

.7الاقتراحات :

من خلال الدِّراسة ومعرفة مواطن القوة والضُّعف والمشاكل نقترح ما يلي :

- تحسيس المديريات الفرعية التي لا تقوم بعملية الترحيل بأهمية ترحيل الوثائق الأرشيفية من خلال ضمان الحصول على تلك الوثائق عند الحاجة وفي أسرع وقت.

- إلزام جميع المديريات الفرعية على الاعتماد على جدول الترحيل وجدول تسيير الوثائق دون استثناء.

- وضع سياسة وآلية واضحة لعملية ترحيل الأرشيف من قِبَل الإدارة المسؤولة عن الأرشيف.

- إلزام كل الجهات التي تقوم بالترحيل على ترتيب وثائقها ووضعها في علب للأرشيف وترقيمها.

- التَّعاون بين المديرية الفرعية للأرشيف والجهات المنتجة للوثائق على تحسين عملية الترحيل.

- تخصيص قاعة خاصة لاستقبال الوثائق المرحلة.

- توفير كافة الشُّروط المادية، البشرية والمالية التي تسهل عملية الترحيل.

- إقامة تكوينات متواصلة وعلى فترات لعمال الأرشيف.

- إعطاء أكثر من الأهمِّية ِللأَرشيف عامة ولعملية الترحيل خاصة.

- العمل على بناء الثِّقة بين المديرية الفرعية لِلأرشيف والمديريات الأخرى.

- إنشاء خلية وسيطة بين المديرية الفرعية لِلأرشيف والتوثيق وجميع المديريات والمديريات الفرعية.

- بناء قاعة لِحفظ الوثائق الأرشيفية مطابقة للمعايير حيث أنَّ القاعة الحالية تفتقد لِأدنى شروط الحفظ.

- إرسال برقيات ورسائل للوزير والطَّلب منه إعطاء أكثر من الأَّهمية لمديرية الأرشيف والتَّوثيق.

خَاتِمة :

كل المُؤسَّسات والإِدارات على المستوى الوطني والدُّولي تسعى إلى حفظ وتسهيل الوصول إلى وثائقها الأرشيفية وحمايتِها من الضَّياع خاصة أمام التَّدفق الكبير للمعلومات والكم الهائل من الوثائق الذي تنتجه وتستقبله هذه المؤسَّسات والإِدارات في إطار القيام بنشاطاتها، إذاً فعليه من بين أهم العمليات التي تبلِّغ المؤسسات هدفها المنشود المتعلق بالأرشيف نجد عملية الترحيل حيث تعتبر أساس العمليات الموالية من فرز، تصنيف، وصف وتبليغ ... إلخ. فإن تمَّت عملية الترحيل في أحسن الظُّروف فالعمليات الأخرى أيضاً قد تتم كذلك أماَّ إن لم تخضع للقواعد والمعايير فالعمليات الموالية حتماً لن تكون فعَّالة، هذا ما تمت ملاحظته عند رأيتنا لحالة الأرشيف في المديرية الفرعية لِلأرشيف والتَّوثيق على مستوى الإدارة المركزية في وزارة التَّعليم العالي والبحث العلمي، لكن بعد قيامنا بالبحث والدِّراسة وبعد تحليلنا للنَّتائج تبيَّن أنَّ عملية دفع الأرشيف من المديريات الفرعية إلى المديرية الفرعية للأرشيف والتَّوثيق تتمُّ في أحسن الظُّروف وهي مطابقة للمعايير حيث أنهم يعتمدون على جدول التَّسيير ويستعملون جدول الترحيل عند القيام بعملية الترحيل حيث أنَّها عبارة عن أدوات أساسية في إنجاح عملية الترحيل ولحفظ الوثائق من السَّرقة والضَّياع وتساعد أيضاً في عملية البحث، (مساعدة جدول الترحيل في عملية التَّرتيب، التَّصنيف، احترام مبدأ المرجعية وعملية البحث معناه يساعد في عملية التَّبليغ وهذا يبرر قولنا على أنَّ عملية الدَّفع هي أساس العمليات الموالية)

الحمد لله، مع إصرارنا على معرفة مكان وجود الخلل توصلنا من خلال تصريحات العمال إلى أنَّه يوجد رصيد قديم خاص بالجامعات (أي غير تابع للإدارة المركزية) دخل بطريقة عشوائية حيث لا يمكن إدراجه في إطار تصنيف الإدارة المركزية في الوزارة أوحتى في رصيدها حيث لايزال موجوداً إلى يومنا هذا في الإدارة المركزية، لكن عاجلا أم آجلا سيقومون بإرجاعه إلى الجامعات التي قامت بترحيله.  

قائمة المراجع

المراجع باللغة العربية:

الكتب :

1.المديرية العامة للأرشيف الوطني. مدونة النصوص التَّنظيمية 1990-2011.الجزائر: الأرشيف الوطني، 2011.

المناشير والقوانين :

1. الدولة الجزائرية. المادة 2، 3 من القانون 09.88: الجريدة الرسمية، 26 يناير 1988.

2. الدولة الجزائرية. المنشور رقم 02 المتعلق بدفع الوثائق: الجريدة الرسمية. سبتمبر 1990.

3. الدولة الجزائرية. المادة رقم 08 من القانون 09.88: الجريدة الرسمية. 26 يناير 1988.

4. الدولة الجزائرية. المادة رقم 09 من القانون 09.88: الجريدة الرسمية. 26 يناير 1988.

5. الدولة الجزائرية. المنشور رقم 08 الخاص بتسيير الأرشيف الإداري : الجريدة الرسمية. 24 جانفي 1995. 

French reference :

Books :

5.Direction des archives de France. Manuel d'archivistique : théorie et pratique des archives publiques en France. Paris : SEVPEN ,1970.

Online courses :

6. Jacques MOURIER, MARCEL CAYA.Définir les archives. 2011. Lien :

http://www.piaf-archives.org/espaceformation/mod/resource/view.php?id=130  

7. Claire Sibille – De Grimouard, Marcel Caya. Particularités des archivesdéfinitives.2011.

Lien : http://www.piaf-archives.org/espace-formation/mod/resource/view.php?id=139

8. Claire Sibille – De Grimouard, Marcel Caya . Collecte (ou accroissement). 2011.

Lien : http://www.piaf-archives.org/espace-formation/mod/resource/view.php?id=140

Guidelines:

9. Bureau des archives à l'université Paris 7 . Guide des bonnes pratiques d'archivage à l'usage des composantes .- France[S.E][S.D].

Lien:http://www.univparisdiderot.fr/DocumentsFCK/archivesP7/File/Guide_bonnes_pratiques _archivage.pdf