احصائيات 2018

الابحاث المستلمة: 73

الابحاث المقبولة: 32

الابحاث المرفوضة: 21

قيد التحكيم: 20

الدراسات المنشورة: 31

العروض المنشورة: 7

البحوث الجارية: 3

Print E-mail
العدد 9، يونيو 2006


 

إدارة وأرشفة رسائل البريد الالكتروني في المنظمات الحكومية

 

د. اشرف محمد عبد المحسن الشريف
مدرس الوثائق والمعلومات
This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

 

مستخلص
تتناول الدراسة حفظ وادارة رسائل البريد الإلكتروني في المؤسسات، وقد ناقشت الدراسة كافة جوانب الموضوع، حيث تناولت؛ متطلبات وجود نظام البريد الالكتروني، شكل وتكوين رسالة البريد الإلكتروني، مميزات وعيوب البريد الالكتروني، رسائل البريد الالكتروني الرسمية، العوامل التى تحدد استخدام البريد الإلكتروني، إدارة رسائل البريد الالكتروني، تنظيم صندوق البريد الالكتروني للموظف،
نظام حفظ وترتيب الرسائل، استبقاء واستبعاد الرسائل الالكترونية، أرشفة  رسائل البريد الالكتروني، قضية الخصوصية، قضية الأمن، وتختتم الدراسة بتقديم مجموعة من التعليمات العامة تتعلق بحفظ رسائل البريد الإلكتروني.


الاستشهاد المرجعي بالبحث

اشرف محمد عبد المحسن الشريف. إدارة وأرشفة رسائل البريد الالكتروني في المنظمات الحكومية .- cybrarians journal .- ع 9 (يونيو 2006) .- <اذكر هنا تاريخ الاطلاع على المقالة > .- متاح في : <أكتب هنا رابط الصفحة التالية>



 
يعد البريد الإلكتروني Electronic Mail أداة اتصال هامة في إدارة الأعمال الحكومية ، وتستخدم الهيئات الحكومية بشكل متزايد نظم البريد الإلكتروني في نشر وتوزيع المذكرات ومسودات الأعمال ، وإذاعة التوجيهات وإرسال الوثائق الرسمية والمراسلات الخارجية وفى دعم كافة العمليات الحكومية، ولاشك أن التنظيم الجيد للبريد الإلكتروني سوف ييسر كثيرا من الأعمال الحكومية ويقضى على المهام الروتينية المتكررة ، فى حين أن استخدام البريد التقليدي سوف يؤثر حتماً على تدفق سير العمل وعلى توثيق العمليات الحكومية ، نتيجة لما يتكلفه البريد التقليدي من وقت وجهد ، مما يدفع الى استخدام النظم الآلية .
 
وإذا كان المجتمع الزراعي يعتمد على المواد الأولية والطاقة الطبيعية كالريح والمياه والجهد العضلي والبشرى ، ويعتمد المجتمع الصناعي على الطاقة الميكانيكية أو الكهربائي أو النووية ، فإن المجتمع ما بعد الصناعي    Post-Industryيعتمد على شبكات الاتصال والحاسب الآلي.
ولم تعد المعلومات الآن مجرد نوع من الترف تتباهى بها المجتمعات أو المنظمات وإنما أصبحت ركيزةأساسية في تطور المجتمع وتحقيق الرفاهية المنشودة ، ولقد دخلت تكنولوجيا المعلومات والاتصالات جميع الميادين العلمية الاجتماعية والإنسانية ، فعصرنا الحالي والمستقبلي هو عصر المعلومات الإلكترونية في خدمة المجتمع، ويرتكز هذا المجتمع بصفة أساسية على تعظيم شأن الفكر والعقل الإنساني بالحاسبات الآلية و شبكات ووسائل الاتصال الحديثة والذكاء الإصطناعى ونظم الخبرة .
ولقد انتشر البريد الالكتروني بسرعة مذهلة ، حيث بلغ معدل استخدامه ضعف البريد العادي الذي يتم تدواله عالمياً ، أو بعبارة أخرى يتم إرسال وتلقى ما يقرب من 31 بليون رسالة بريد الكتروني في اليوم الواحد, وهذه الأرقام يتوقع الخبراء أن تتضاعف بحلول عام 2006 والأكثر من ذلك أن معدل إرسال البريدالعادي تناقص بنسبة 2.5% عام 2002، وتحتكر الولايات المتحدة بمفردها ما يزيد عن 45% من إجماليالبريد المتداول عالمياً ، وتواجه هيئات البريد تحديا كبيرا أن لم تواكب التغيرات التكنولوجية السريعة والتي قد يضطرها إلــى غلـــق أبوابهـــا بحلــول عــام 2011.
وبطبيعة الحال وباعتبار أن الأرشيفات جزء لا يتجزأ من الإطار الثقافي وأيضاً الإداري في المجتمع ، فقد تأثرت بما حدث في المجتمع الدولى والمحلى من تطور في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، فبعد أن كانت الأرشيفات تعتمد في العقود الماضية على الوثائق الو رقية، إلا أنه بعد انتهاء الحرب العالمية الثانية قد تغير الوضع تماماً ، ليس فقط لازدياد كميات المعلومات التى تنتجها أجهزة الدولة ، ولكن للتقدم في أشكال الوسائط التى تسجل وتخزن عليها المعلومات سواء كانت معلومات نصية أو صوتية أو صور أو فيديو ، مع إمكانية الربط بينهم .
وعلى الأرشيفين ومديري الوثائق أن يواجهوا تلك التغيرات والتطورات التي بدأت تهدد الثوابت الأرشيفية ذاتها ، فالمعلومات الرقمية الموجودة على الخط المباشر On-Line ، يصعب التحكم فيها والسيطرة عليها ، فهي كيان هلامي يصعب قيده وبالتالي توثيقه، عكس الوثائق الورقية التي يسهل تحديد ماهيتها من حيث الشكل أو المضمون نظرا لان لها وجودا ماديا ملموسا ، كما انه من السهل التحقق من مصداقية هذه الوثائق والاعتماد عليها كمصدر للتاريخ، وعلى الأرشيفين أن يواجهوا هذا التحدي وأن يقبلوا بإعادة النظر في بعض المبادئ الأرشيفية لتتواكب مع هذا التطور الحادث في طبيعة المعلومات والأشكال و الوسائط المخزنة عليها.
 
وهناك عدد من المفاهيم والمصطلحات اللازم تحديدها والتعريف بها قبل البدء في شرح نظام البريد الألكترونى وكيفية عمله ، ومن هذه المفاهيم ما يلى :
 
 
1 :مفاهيم ومصطلحات البحث
  • البريد الإلكتروني E-Mail
قد يطلق مصطلح البريد الإلكتروني على أكثر من معنى مما يحدث ارتباكاً في فهم المصطلح ، فهو يستخدم مرادفا لمصطلح نظام البريد الإلكتروني وقد يطلق على الرسائل الالكترونية ذاتها التى توزع من خلال نظام البريد .
· نظام البريد الالكتروني E-mail system
هو النظام الذى يمكن المستفيدين من إرسال أو نقل استقبال وإدارة الرسائل النصية أو الرسومات أو الرسائل الصوتية والفيديو عبر الشبكات المحلية أو الدولية عبر الاتصال بشبكة الانترنت .
· رسائل البريد الالكترونى E-mail message
مصطلح يطلق على أى اتصال يتم من خلال نظام البريد الالكترونى لإدارة الأعمال الرسمية للمنظمة داخلياً أو بين مختلف المنظمات المحلية أو الخارجية مثل الاتصال بالعملاء أو بالموظفين أو الجمهور . وهذا التعريف يطبق بالمثل على محتوى الرسالة والمعلومات المرفقة بكل رسالة وكذلك يطلق على المرفقات الملحقة بمضمون الرسالة .
 
· صندوق البريد الإلكترونى E-mail Box
يقوم الصندوق بحفظ المجلدات Folders وما به من ملفات على مزود البريد Mail Server الموجود على الشبكة أو على مزود الانترنت ISP، ثم يقوم بتوزيع البريد الإلكترونى على المستلمين في وقت واحد ؛ والوصول إلى صندوق البريد الالكتروني يكون من خلال كلمة مرور وذلك لتجنب دخول أى شخص يحاول حذف مكونات الصندوق أو الإطلاع عليها بدون تصريح .
· عنوان البريد الإلكترونى E-mail Address
كل شخص من الممكن أن يكون لديه عنوان للبريد الالكتروني الذى يخصه على الشبكة المحلية أو شبكة الإنترنت ويتكون العنوان البريدي من جزأين يفصل بينهما بعلامة @ وتنطق بالإنجليزية At )) والجزء الأول الموجود قبل هذه العلامة عبارة عن اسم المستخدمUser Name والجزء الثانى هو الحيز أو Domain الذى تملكه مؤسسه ما من فضاء الانترنت، وهو مكون من نطاقين يفصل بينهما بنقطة .
· -جهاز خادم البريد الإلكترونى E-mail Server
عبارة عن جهاز حاسب آلى بمواصفات خاصة يستخدم مجموعة من البرامج المطلوبة لإقامة الاتصال حيث توفر برامج الخادم / العميل ، العديد من خصائص شبكة الانترنت ويستخدم الخادم في تخزين الرسائل الالكترونية وترتيبها وحفظها في مجلدات Folders طبقاً لطبيعة العمل بالمنظمة ، ويقوم خادم الإيميل بتزويد الحاسبات الآلية العميلة بهذه الرسائل ، ويجب أن يحفظ هذا الخادم في بيئة آمنة وتحت تحكم المنظمة . وهناك برامج خاصة تستخدم من قبل الخادم أو مزود الإنترنت تعمل على تنظيم الرسائل الإلكترونية وحفظهما بصورة معيارية موحدة وهذه البرامج تدعى ببرامج خادم أو مزود البريد مثل Exchange Server Domino، server.
· البيانات الواصفة Meta Data
هى عبارة عن معلومات عن رسائل البريد الالكتروني وتتضمن اسم الراسل والمستلم ، و تاريخ ووقت إنشاء الرسالة ، وتاريخ استلامها ،ومعلومات عن المنظمة التى أنشأت الرسالة مثل وهذه البيانات الواصفة ربما لا تظهر كجزء من الرسالة ، ولكنها هامة فى عملية أرشفة وتخزين وسائل البريد الإلكتروني .
 
· برتوكولات البريد الالكترونى :
الأول : - برتوكول (STMP)Simple Mail Transport Protocol وهو برتوكول أو برنامج يعمل على نقل رسائل البريد الإلكتروني ونشرها وتوزيعها بصورة صحيحة وهو مثل موزع البريد التقليدي .
ثانيا :-برتوكول Post Office Protocol (POP) هذا البرتوكول او البرنامج يلعب دور رجل البريد الذي يقوم بوضع كل رسالة في صندوق البريد الصحيح ، وهذا خاص بالرسائل الواردة ووضعها في صناديق البريد الافتراضية المناسبة .
· الخادم / العميل Client / Server
طريقة لتوزيع المعلومات أو الملفات ، حيث يقوم برنامج الخادم المركزى بتخزين الملفات وإتاحتها طبقاً لمتطلبات برامج العميل أو المستفيد ، وفي حالة الشبكة المحلية ، فإنه يتم الاحتفاظ بالملفات والموارد الأخرى على كمبيوتر الخادم المركزي ويتفاعل المستفيد مع الشبكة عبر أجهزة الكمبيوتر العميل .
 
 
2- متطلبات وجود نظام البريد الالكتروني
بداية يجب أن نؤكد أن المقصود من هذا البحث هو إرشاد المنظمات والشركات إلى كيفية التعامل مع رسائل البريد الالكتروني ذات الطابع الرسمي وليس الرسائل الشخصية، ووضع القواعد والمعايير اللازمة لتخزين وحفظ واسترجاع وتقييم الرسائل, ولكي يتم هذا داخل المنظمة لابد من وجود شبكة داخلية LAN) ) Local Area Network ، يتم نقل الرسائل خلالها وتخزينها واسترجاعها عبر مزود أو خادم الشبكة المحلية .
 
ومصطلح الشبكة الداخلية LAN يعنى شبكة اتصالات يتم امتلاكها بشكل خاص وتغطى منطقة جغرافية محدودة، مثل مجموعة من المكاتب أو مبنى أو مجموعة من المباني، وتتكون من مجموعة من الحاسبات المتصلة ببعضها البعض بطريقة تسمح باقتسام الموارد فيما بينها وذلك من خلال تجهيزات ومعدات معينة.
 
 
2/1 مكونات الشبكة المحلية
تشتمل الشبكة المحلية على المكونات الآتية :
3/1/1 محطات العمل :  وهى حاسبات مصغرة PC – Personal Computer تستخدم موارد الشبكة فالحاسبات المتصلة بالشبكة يمكن أن تقدم موارد أو تستخدم موارد متاحة أو تؤدى الوظيفتين معا . وأقل تشكيل لمحطة العمل المتصلة بالشبكة يتضمن وحدة معالجة مركزية CPU ولوحة مفاتيح وشاشة وكارت شبكة Network Interface Card أما الطباعة فيمكن أن تتم مركزية أو بطريقة موزعة بين الحاسبات .
ويمكن لكل جهاز من أجهزة الحاسب الالى PC المتصل بالشبكة أن يعمل بدون إمكانية اختزان على أقراص خاصة به، سواء أقراص مرنة أو القرص الصلب، وهناك أنواع من كارت الشاشة
تسمح للنظام باستلام برامج التشغيل الأولى من الشبكة Start-Uprograms .
3/1/2الخوادم Servers : هي حاسبات تتولى تقديم موارد الشبكة لباقي الأطراف Terminals وهى مجهزة بتجهيزات وبرامج خاصة لتؤدى وظائف لصالح الشبكة، ومن أنواع الخوادم خادم الملفات file servers وهو مسئول عن نقل الملفات والتعامل معها، وخادم البريد الالكتروني E-Mail Server .
 
3/1/3 أجهزة الشبكة Network Hardware وتضم كروت الشبكة ووصلات الشبكة Cables ومعدات الاتصال بالشبكة Communication Equipment .
 
3/1/4 برامج الشبكة Network Software وتضم برامج نظام تشغيل الشبكة وبرنامج الوصول إلى موارد الشبكة وبرامج تشكيل وإدارة الشبكة وبرامج البريد الالكتروني، وعند شراء البرنامج الخاص بتشغيل بيئة الشبكات Network Operating فإنها سوف تتضمن معظم البرامج السابقة .
3/1/5 برامج التطبيقات Application Software وتضم برامج قواعد البيانات ومعالجة الكلمات والجداول الالكترونية ويراعى تتطابق هذه البرامج مع بيئة التشغيل الشبكى .
 
3/1/6 النظام الفرعي للنسخ الاحتياطية Back Up Subsystem : والمقصود إيجاد نظام لتأكيد أمن البيانات المخزنة على خادم الملفات، خاصة، فإذا ما زادت كمية البيانات عن 20ميجابايت فلابد من إيجاد نسخ احتياطية غير الأقراص المرنة مثل الشرائط الممغنطة والتي من الممكن أن تحمل أكثر من 100 ميجابايت من البيانات.
 
 
3: شكل وتكوين  رسالة البريد الإلكتروني :
يعد البريد الالكتروني وسيلة لإنشاء الخطابات وإرسالها عبر الحاسب الالى إلى شخص أو أكثر، وتخزن الرسالة الالكترونية في الحاسب الخادم E-Mail Server، حتى يفتحها المرسل إليه ويقرؤها أو يقوم يقوم بإرسالها الى حاسبه الخاص، ولا يشترط أن يكون المرسل والمرسل إليه على نفس الشبكة، كما لا يشترط أن يستخدم نفس نوع الحاسب أو نظم التشغيل، فمعظم نظم البريد الالكتروني قادرة على التبادل .
ومن الممكن أن يكون مستخدم البريد الالكتروني على اتصال دائم بخادم البريد عن طريق كابلات الشبكة المحلية وفى هذه الحالة فنه يستطيع أن يفتح رسائله حال وصولها، ومن الجائز أن يتم اتصال بخادم البريد عن طريق مودم وبواسطة بروتوكول خاص مثل Protocol Post Office ويسمى اختصارا Pop Mail، حيث يقوم بالاتصال بخادم البريد وإنزال الرسائل الواردة فيه إلى حاسب المستخدم .
ولكي يتم استخدام البريد الالكتروني لابد وان يكون للمستخدم عنوان بريدي E-Mail Address يكون مميز بعلامة @، حيث يبدأ العنوان باسم المستخدم User Name أو اسم الهوية (ID) أما الجزء الواقع على يمين العلامة فيطلق عليه النطاق (Domain) وهو يدل على المؤسسة التابع لها الشخص أو البلد .
وكل رسالة بريد الكتروني لها نفس الشكل أيا كان برنامج الإيميل المستخدم، و تتكون من عدد من العناصر التي يقوم المستخدم بملئها بنفسه وهى :-
 
From
To
 
وتحتوى على رأس موضوع للرسالة الإلكترونية
Subject
نسخة كربونية من الرسالة Carbon Copy
 
Cc
وتستخدم في إرسال نفس الرسالة الالكترونية إلى شخص آخر ولكنها لا تظهر عنوان البريد الالكتروني . Blind Carbon Copy
 
BCc
وهو جزء مصاحب للرسالة الالكترونية فقد يرفق بالرسالة تقارير مالية وإحصائيات وغيرها ومن الممكن أيضاً إرفاق ملفات سمعية أو بصرية بنفس الطريق ( مثل اجتماعات مجالس الإدارة والمؤتمرات وهكذا ....... ) والمرفقات هي جزء مكمل للرسالة .
 
Attachment
 
 
 
3 : مميزات وعيوب البريد الالكتروني
يمثل البريد الالكتروني  مشكلة تتمثل في أن معظم العاملين فى المنظمات ينظرون إلى البريد الالكتروني على أنه شكل من وسائل الأنصال غير الرسمى أو الشخصى ، وليس على أنه أحد التقنيات الحديثة التى تستخدم في إدارة الأعمال ، ويجب تدريب الموظفين على فهم  أنظمة الرسائل الالكترونية التى أصبحت جزء من العمل الإداري يستخدم في دعم الأعمال الرسمية .
ويجب أن تضع المنظمة سياسة محددة للتفريق بين الاستخدام الشخصي للبريد الالكتروني وبين الاستخدام الرسمي لها و إلا سوف تقع المنظمة في مشاكل تكون في غنى عنها .
ويوجد عدد من المميزات والعيوب تنتج عن استخدام البريد الإلكتروني وهى غالباً الموجودة فى النظام البريد التقليدي  :-
 
3/1 المميزات :
 
1.    وسيلة اتصال سريعة وسهلة ، حيث يصل البريد الإلكتروني إلى صندوق بريد المرسل اليه في ثوان أو دقائق .
  1. وسيلة اتصال رخيصة الثمن ، ولنا أن نتخيل كم يتكلف إرسال خطاب إلى شخص في احد الأقطار أو مخاطبته هاتفياً، ولكن إرسال البريد الالكتروني يأخذ نفس الوقت سواء أرسلت الرسالة إلى أحد جيرانك أو إلى شخص يبعد عنك آلاف الأميال .
  2. يعمل البريد الالكتروني طوال الوقت دون أجازات أو عطل رسمية أو غير رسمية ، كذلك فأنه لا يضل طريقة إلى صندوق البريد الالكترونى كما قد يحدث في البريد العادي.
  3. تسجيل وقت تاريخ أو سائل الرسائل وحفظها وأن كان وقتاً غير دقيق مائة  بالمائة .
  4. إمكانية إرسال أكثر من رسالة لأكثر من شخص في وقت واحد .
  5. منع التطفل على الرسائل للإطلاع عليها كما يحدث في المكالمات التليفونية ، وذلك من خلال تشفير البريد الالكتروني .
  6. إمكانية قراءة الرسائل في أى وقت وفي أى مكان طالما أن المستفيد يتصل بالشبكة وصندوق البريد متاح من خلال أسم المستفيد وكتابة كلمة المرور .
 
3/2: العيوب
 
1.    إمكانية تخزين الرسالة في أكثر من مكان مما يؤدى إلى مشاكل في عملية التخزين وتكرار النسخ .
  1. إمكانية طبع الرسائل من خلال الانترنت بدون موافقة المسئول عن إدارة البريد الالكترونى .
  2. إمكانية الحذف أو التعديل كما أن محو الرسائل وحذفها لا يعنى التخلص منها نهائياً ، مما قد يؤدى إلى إمكانية إرجاعها والإطلاع عليها .
  3. العديد من نسخ الرسائل الوثائق المرفقة بها وسهل طبعها وحفظها مما يزيد من التكلفة سواء للمكان أو الورقة .
  4. عدم الرسمية مما يؤدى إلى الانحراف .
  5. عدم وجود إدارة منهجية للبريد الالكتروني المنظمة سوف يحدث ارتباك في المساحة المخصصة لتخزين الرسائل – خاصة عند حذف رسائل بعينها ، مما يؤدى إلى خلل شديد في العمل الإداري .
 
 
4 : رسائل البريد الالكتروني الرسمية
 
4/1 متى تعد رسائل البريد الالكتروني وثائق ؟
يعد هذا التساؤل ضروري لأنه بالإجابة عليه سوف يتحدد ماهية الرسائل التى يجب الاحتفاظ بها كدليل على أعمال المنظمة وحذف الرسائل التى لا تدخل في هذا النطاق . وتتحدد الإجابة على هذا التساؤل إذا ما طبق مفهوم الوثيقة على رسائل البريد الالكتروني، وإذا ما نظرنا إلى تعريف الوثيقة طبقاً لما أقره المجلس الدولى للأرشيف ( ICA ) أن الوثيقة هي أية معلومات أو سجلت أو دونت على وسيط ( بعض النظر عن شكله ) ، تم إنشائه أو تلقته المنظمة من خلال ممارستها لأنشطتها وحفظته للوفاء بالتزامات قانونية أو صفقات مالية ، وإذا ما طبق هذا التعريف على رسائل البريد الالكتروني نستطيع أن نحدد طبيعة الرسائل التى يمكن أن تكون وثائق وقد احتوى التعريف السابق على العناصر الآتية :
 
1- التسجيل أو التدوين                               2- الإنشاء
 
3- الدليل                                              4- الاستلام
1- التسجيل والتدوين :حيث يتم تسجيل وسائل البريد وتدوينها على خادم البريد أو على القرص الصلب لكمبيوتر المستلم للرسالة .
2- الإنشاء :-لا يوجد اختلاف عن الوثائق الورقية ، حيث تنشا الرسائل داخل المنظمة وترسل إلى خارجها أو داخل الإدارات التابعة للمنظمة مثلها مثل الأوراق العادية .
2- الاستلام :- هناك اختلاف عن الوثائق التقليدية حيث يتم عمل نسخة من الرسائل الورقية الواردة ، في حين أن رسائل البريد الالكتروني يتم تخزينها بشكل آلى فـــي صنـــدوق الـــــوارد (Out Box )
الدليل :-حيث تثبت الرسائل الالكترونية الالتزامات القانونية أو المالية للمنظمة سواء لها أو عليها ، ولكن هناك اختلاف عن النظم الو رقية التقليدية ، فمن الموظفين من يتعامل مع رسائل البريد الالكتروني لأغراض شخصية كما أنه في بعض الأحيان لا تصل الرسائل إلى الصندوق البريدي للمنظمة نتيجة لحادث أو كتابة العنوان البريدي خطأ مما يتسبب في حدوث مشاكل.
ونستطيع أن نقول أن الإيميل يعتبر وثائق إذا ما احتوى على معلومات تدخل ضمن إطار أنشطة المنظمة الرسمية ( الإيميل الوظيفي ) وبناء عليه نستطيع تحديد ما إذا كان هذا النوع الجديد من الوثائق له قيمة إدارية أو أرشيفية .
ومن أمثلة رسائل البريد الالكتروني التي تعد وثائق رسمية وذات قيمة دائمة
 
1.    رسائل البريد الالكتروني التى تعكس وضع وسياسيات المنظمة .
  1. الرسائل التى تعد دليل على إنجاز وإتمام أعمال المنظمة
  2. الرسائل الصادرة والواردة والتي تكون جزء من العملية الإدارية .
  3. رسائل السياسات أو التوجيهات أو التعليمات .
  4. الرسائل التى تحتوى عن قليل أو كثير من المعلومات عن الوثائق الأصلية .
  5. كذلك الرسائل التى تحتوى على معلومات غير موجودة في مكان آخر مثل :-
 
·        الرسائل المتعلقة بجداول الأعمال
    • جداول ومحاضر المقابلات والاجتماعات
    • التقارير النهائية والتوصيات .
    • المفكرات والتعليقات غير الرسمية.
 
4/1رسائل البريد الالكتروني ذات القيمة المؤقتة :
هناك رسائل من البريد الالكتروني تكون مطلوبة لمدة محدودة من الوقت للتأكد من إنجاز الأعمال الروتينية المتكررة ، هذه الرسائل لا تكن مطلوبة لضبط أو دعم أو توثيق برامج المنظمة ودعم اتخاذ القرار أو فى تنفيذ الأنشطة الإدارية ومنها على سبيل المثال :-
 
1.    الرسائل التى تحتوى على معلومات تستخدم في أغراض الاستشهاد المرجعى فقط على وجود نسخ من هذه المعلومات .
  1. الرسائل التى تستخدم في الاتصالات العرضية الطارئة .
  2. الرسائل التى تعد نسخ مكررة من المعلومات .
  3. الرسائل غير الرسمية أو المسددات التى لا تعد دليل على تطور ونمو المنظمة .
  4. الرسائل التى تأتى من مكاتب البريد أو الخدمات أو مصادر الإنترنت ولا تستخدم إلا في إغراض الإعلام .
  5. الملاحظات المتنوعة عن اللقاءان أو الرحلات أو الأجازات .
ويجب التخلص من هذه الرسائل إذا لم يعد عليها استخدام وذلك بعد الحصول على موافقة رسمية وطبقاً للوائح الحفظ المعمول بها .
 
4/2   مسودات البريد الالكتروني
أما فيما يتعلق بمسودات البريد الالكتروني التي تنشأ داخل نظام البريد الالكتروني والتي تعد دليل على تطور ونمو العمليات داخل المنظمة تعد وثائق يجب الإبقاء عليها أما الوثائق الأخرى ذات الصلة بالعملية التى ترسل أو تستقل داخل نظام البريد الالكترونى فقد لا نحتاج إلى الإبقاء عليها مثل :-
 
1.    المسودات التحضيرية ومسودات الأعمال التى لا تلعب دوراً في نمو و تطور عمليات المنظمة .
 
2.    إذا احتوت المسودة على معلومات متكررة وموجودة فى رسائل البريد الالكترونى .
 
3.    إذا تم الاحتفاظ بنسخ من الرسائل لأغراض الاسترجاع .
ومثل هذه المسودات من الرسائل ذات القيمة المؤقتة يجب إزالتها أو محوها إذا لم يعد لها حاجة في العمليات الإدارية .
 
4/3 نسخ رسائل البريد الالكتروني
تعد نسخ البريد الالكتروني وثائق أيضا إذا ما تعلقت بتنفيذ المتطلبات التنظيمية والإدارية وتقع مسئولية الاحتفاظ بهذه النسخ على عاتق منشئتها أو مرسلها، وإذا تم الرد على الرسالة التى أرسلت ، يجب الاحتفاظ بها بالرد على النسخة المخزنة لدى مرسل الرسالة . وبالتالى سوف ينشأ أصل جديد ، ويتم الاحتفاظ بها لأغراض الاسترجاع ، وتقع مسئولية حفظها وأرشفتها على منشئ البريد الالكتروني في معظم الأحيان (المرسل) . وكذلك أيضاً على عاتق المتلقي أو مستقبل  الرسالة إذا ما وجد أن الرسالة الواردة تحتوى على معلومات غير موجودة في مكان آخر بالمنظمة وتدخل ضمن إطار العملية الإدارية.
 
 
5 : العوامل التى تحدد استخدام البريد الالكترونى
يتم استخدام رسائل البريد الالكتروني في نقل أنواع مختلفة من المعلومات داخلياً وخارجياً ، وعلى الرغم من أن البريد الالكتروني يستخدم بطرق مختلفة وكثيرة إلا أنه لا يعد الطريق الوحيد للاتصال كما أن له مميزات وغالباً ما تكون المميزات للراسل والعيوب لمستلم البريد، وكما يسمح البريد الالكترونى بإرسال العديد من المعلومات إلى أكثر من مستلم في وقت واحد فهو في نفس الوقت متهم بتكرار العديد من الرسائل التى تم استلامها .
وبداية يجب أن تحدد المنظمة مدى احتياجها إلى استخدام نظام البريد الالكترونى كوسيلة اتصال داخلها أو خارجها، وتعتمد طريقة التى يستخدم بها البريد الالكترونى في إدارة الأعمال على طبيعة عمل المنظمة وعلى وعى الموظفين ، على سبيل المثال بعض المنظمات ربما تعتبر أن المناقشات والمباحثاتالخاصة بمنح العقود أو الاتفاقات لا تدخل ضمن البريد الالكترونى، وأن الرسائل البريد هى فقط التى ترسل عند اتخاذ قرار التصديق على الاتفاقية أو العقد.
لذا من الضروري عند وضع سياسية لنظام البريد الالكتروني فأننا في حاجة إلى فهم طبيعة ونوع الأعمال التى تقوم بها المنظمة والطريقة التى تدار بها لأن طريقة التعامل مع البريد الالكتروني لا تختلف من منظمة إلى آخر فقط ، بل تختلف داخل إدارات المنظمة نفسها نتيجة لاختلاف عمل كل إدارة .
 
ويعتمد قرار استخدام البريد الالكتروني على عدد من العوامل هي :-
 
1- موضوع الرسالة
 
2- وجود المستلم
 
3- سرعة نقل الرسالة
 
4- سرعة الإجابة والرد.
 
5- عدد المستلمين أو المتلقين .
 
أولاً : موضوع الرسالة :
تنقل رسائل البريد الالكتروني في موضوعات مختلفة ، فهى تعد سجل للأحداث الرسمية بالمنظمة ، ويستخدم في نشر وتوزيع المعلومات والمناقشات والأعمال العامة، والاتفاقيات والعقود وغيرها، ويجب تحدد درجة حساسية الموضوعات التى يتم نقلها عبر البريد وذلك لتجنب نقلها أو وضع نظام تشفير لها لحمايتها من خطر الإطلاع التطفلى أو المتعمد .
 
ثانيا: وجود المتلقي :
يوجد أوقات يصبح فيها استخدام البريد الالكترونى ليس أفضل وسيلة لنقل الرسائل بسبب كثرة ما يتم إرساله من رسائل من غير ضرورة لسهولة كتابتها ورخص تكاليفها على سبيل المثال إذا كانت الرسالة المراد نقلها تحتاج إلى مقابلة المستلم وجهاً لوجه فأنها تكون أكثر فاعلية . خاصة إذا كان الموضوع المراد نقله عن طريق البريد كبير الحجم.
وفي حالة عدم وجود الموظف على مكتبه فأن الاتصال التليفوني هو المناسب أكثر، واذا من الصعب وجود الموظف نظر لان طبيعة عمله تحتم عليه وجوده في أكثر من مكتب فأن الاتصال وجها لوجه أو بالتليفون أفضل، وقرار تحديد نوع الاتصال يقرره أهمية الموضوع ذاته
 
ثالثا: سرعة نقل الرسائل
يتم نقل واستلام الرسائل بسرعة كبيرة ، ويعد نظام البريد الالكتروني نظاماً مناسباً إذا كانت ما كانت المعلومات يتم توصيلها بسرعة عندما يكون المستلم فى حاجة إليها، وإذا لم تكن الرسالة تحتمل التأخير لبعض الوقت فمن الممكن أن يحل التليفون مكانه .
 
رابعا : سرعة الرد
إذا احتاجت الرسالة إلى التصرف فيها والرد عليها فوراً أو تتطلب الأمر سرعة اتخاذ قرار بشأنها، فإن البريد الالكتروني ليس أفضل وسيلة اتصال لنقل المعلومات في هذه الحالة، بل من الأفضل مخاطبة المستلم والتأكد من أن الرسالة وصلت إليه, وعلى الرغم من أن رسالة البريد الالكتروني يمكن أن ترسل وتنقل بسرعة إلا أنه لا يوجد ضمان بأن هذه الرسالة سوف تقرأ أو تمحى على الفور ، ولكن فى نفس الوقت لا يجيب على الرسالة إلا الشخص المختص .
 
خامسا: عدد المستلمين
على الرغم من أن البريد الالكتروني يعتبر طريقة جيدة في نشر المعلومات إلى مجموعات كبيرة من المستلمين ، إلا أنه يجب أن نلاحظ وجود عدد من الصعوبات ففى بعض الأحيان لا يتم معرفة اسم من ترسل إليه الرسالة ، وينصح عند إرسال رسالة بريدية إلى كل موظف بالمنظمة فأنه يجب تخزينها على خادم الشبكة الداخلية .
وإذا كانت الرسالة لها أهمية خاصة فأنها يجب أن ترسل إلى الاسم أو الشخص المحدد ويحدد لها حساب Account على خادم الشبكة الداخلية وذلك تبعاً لطبيعة المعلومات ، ويجب ملاحظة أن إرسال البريد الالكتروني المتعلق بالمصلحة العامة كالإعلان عن اجتماع ما للموظفين فإنه يجب أن ترسل إلى كل واحد بالمنظمة عن طريق استخدام قائمة البريد Mail Listing ويتم تخزين الرسالة على خادم البريد الالكترونى بالشبكة الداخلية أو تبلغيها شفوياً طبقاً لأهميتها .
 
 
6 : إدارة رسائل البريد الالكتروني
إن رسالة البريد الالكتروني ذات القيمة الأولية ( إدارية – مادية – قانونية ) يتم التعامل معها على أنها وثائق رسمية تدل على أنشطة المنظمة وتوثقها ، ولكن ليس في كل الأوقات يتم التعامل مع رسائل البريد على أنها وثائق رسمية مما يضيع علينا وثائق هامة يؤدى فقدها إلى صعوبة فى اتخاذ القرار ، وللتأكد من التكامل العضوي لمجموعات الوثائق ذات القيمة الإثباتية لأنشطة المنظمة فعلى الموظف المسئول عن إنشاء و استخدام البريد الالكتروني أن يدرك ويحدد مدى الحاجة إلى الإبقاء على هذه الرسائل وكيفية التعامل معها .
ويعتبر كل الأفراد في المنظمة مسئولون مسئولية مباشرة عن تحديد وإدارة رسائل البريد كل في نطاق اختصاصه ، وعند إرسال أو استقبال الرسائل  الرسمية يتم حفظها للحاجة إليها في اتخاذ القرار ، وهناك نقاط أساسية يجب اعتبارها عند إدارة رسائل البريد الالكتروني الرسمية وهي :-
 
1.    إنشاء رسائل البريد الالكتروني الذي يعتبر وثائق رسمية .
  1. تحديد المسئول عن حفظ رسائل البريد الالكتروني الرسمية .
  2. حفظ رسائل البريد ومرفقاتها .
  3. متى يتم قيد وحفظ سجلات البريد الالكتروني ؟
  4. أين يتم قيد وحفظ وثائق البريد الالكتروني ؟
  5. عنونة رسائل البريد الالكتروني .
 
6/1إنشاء رسائل البريد الالكتروني الرسمية
يمدنا البريد الالكتروني بأداة مثالية لإدارة سهلة وسريعة للمعلومات التى يشترك فيها العديد من الأفراد ، حيث يسمح بإرسال المعلومات إلى مستلم واحد أو إلى عدة متلقين في نفس الوقت، وهو أداة مناسبة لإرسال واستقبال الرسائل لمختلف قطاعات العمل في مكان واحد . ويستخدم بفاعلية في :-
1.    بث ونشر المعلومات بين إدارات المنظمة عبر قوائم التوزيع البريدية Mail List
 
2.    بث ونشر المعلومات (تقارير ـ تعليمات..) التي تشترك فيها مجموعتين أو أكثر من مجموعات العمل بالمنظمة.
 
3.    نشر جداول الأعمال المقابلات, محاضر الجلسات مذكرات اللجان المشتركة والاحتفاظ بمسودات الوثائق.
ويتضمن إنشاء البريد الإلكتروني تحديد اللغة الرسمية وذلك عن طريق:
 
·        عندما يرسل الموظف بالمنظمة رسالة بريد الكتروني لنشرها بين الإدارات، عليه أن يخاطب المستلم باللغة رسمية، وهناك استثناء وحيد هو اتفاق المرسل والمستقبل على اعتماد لغة ما بينهم يفهمونها.
 
·        وكذلك الأمر عندما يراسل الموظف متلقين من أصول مختلفة ويتحدثون أو يكون لديهم لغة أم ولغة أولى ، فعليه عندئذ مخاطبتهم بلغتهم الرسمية.
 
·        عليه استخدام لغة سهلة وواضحة تكون مفهومة ولا تحتمل اللبس حتى لا يساء فهمها.
 
·        الإشارة إلى وجود مرفقات للرسالة سواء أكانت تقارير أو محاضر جلسات، تعليمات.
·        عدم إساءة استخدام البريد الإلكترونية، نظراً لعدم وجود شكل موحد لكتابة رسالة البريد الإلكتروني .
 
وقد يساء استخدام البريد الالكتروني نتيجة لما يلي :-
 
1.    كتابة تعليقات غير رسمية أو عبارات عدوانية خارجة عن نطاق عمل الإدارة.
 
2.    إرسال رسائل أو مرفقات تحتوي على كلام خارج أو صور فاضحة أو عنصرية.
 
3.    إرسال معلومات أو تقارير غير صحيحة عن شخص ما دون مواجهته.
4.    إرسال بريد دعائي (البريد المتطفلSpam Mail ) مثل رسائل بها مواقع إباحية أو خطابات يتم إرسالها ويطلب من المستلم أن يرسلها إلى عدد مماثل ، وقد يكون غرض هذه الرسائل هو الابتزاز المادي. وصعوبة الرسائل التطفلية أو الدعائية أنها ترسل إلى عدد ضخم من المتلقين ويصعب تتبع مصدرها، كما أنه يعمل على خداع المتلقي بإغرائه أو الإلحاح عليه بفعل عمل ما، كأن تظهر له رسالة أو صورة كل فترة أثناء تشغيل نظام البريد الإلكتروني. عند الإعلان عن سلعة مثلا .
وعلى من يستخدم البريد الإلكتروني ألا يجيب على هذه الرسالة أو يفتحها أو يرسلها إلى الغير لأنها قد تحتوي على فيروسات تدمر محتويات صندوق البريد الإلكتروني وما به من رسائل، لذا من الأفضل استخدام فلاتر تساعد في الحد من دخول المتطفلين إلى نظام البريد الإلكتروني .
 
6/2 تحديد مسئولية التعامل مع البريد الإلكتروني.
إن رسائل البريد الإلكتروني التي تنشأ في المنظمة لإدارة أعمالها والتى تعد دليل على أدائها لأنشطتها وظائفها تعد وثائق رسمية كما سبق القول، ويعد المنشئ (الراسل) الذي قام بكتابة الرسائل هو المسئول من تدوين الرسالة بشكل يتناسب وطبيعة العمل، وإنها حفظت بطريقة تتيح الوصول إليها بسهولة و بأسلوب آمن، وما ينطبق على الراسل ينطبق على مستلم الرسالة عليه أن يحدد ما يلي :
 
1.    الرسائل التى لها صفة الرسمية وتعد جزء من العملية الإدارية ولا توجد في مكان آخر .
 
2.    التأكد من حفظ رسائل البريد الالكتروني الرسمية ضمن نظام الحفظ بالمنظمة وذلك للحفاظ على تكامل مجموعات الوثائق وعدم تشتيتها .
 
3.    التخلص من الرسائل التى انتهت مدة حفظها ولا توجد حاجة للإدارة من الاحتفاظ بها ، مما تخفيف العبء على صندوق البريد الالكترونى .
وعلى كل الموظفين بالمنظمة أن يمتلكوا القدرة على تحديد رسائل البريد الالكترونى التى تحفظ كوثائق رسمية ، وتقع ضمن اختصاص أعمالهم ، مع ضرورة حفظها مع نفس ملفات الوثائق التى ترتبط بها من حيث طبيعة النشاط والوظيفة التى تؤديها سواء كان نظام الحفظ ورقى أو الالكتروني ، وتحديد الرسائل الرسمية غالباً ما يتم من خلال سياقها Contextوبناء Structure ومحتواها المعلوماتى Content.
 
ونظراً لأن رسائل البريد الالكتروني يمكن أن ترسل بسهولة إلى العديد من الأشخاص بالمنظمة ،فلابد من اتخاذ الخطوات الآتية لتحديد:-
 
1.    في حالة الرسائل الصادرة التى ترسل إلى الخارج ، فان الراسل هو المسئول عن هذه الرسالة وعن حفظها وقيدها ضمن نظام الحفظ المنظمة .
  1. في حالة الرسائل الواردة والتى تأتي من خارج المنظمة و يستلمها شخص واحد ، فان مستلم الرسالة هو المسئول عن حفظها وقيدها بعد تحديد ما إذا كانت تدخل ضمن نطاق العمل الرسمى للمنظمة أم لا  .
  2. في حالة الرسائل الواردة من خارج المنظمة ويتسلمها أكثر من شخص ، فأن مدير العمل بالإدارة هو المسئول عنها وإذا تعذر ذلك فأن الشخص الذي استلمها هو المسئول .
 
 
6/3  إدارة مرفقات البريد الالكتروني
يوجد ثلاث طرق للتعامل على مرفقات البريد الالكترونى هى:
الطريقة الأولى :- إما أن يتم التعامل مع رسائل البريد الالكتروني بشكل مستقل بعيدا عن المرفقات التى تحفظ بمفردها .
الثانية :- أن يتم التعامل على الرسائل والمرفقات مع بعضها دون فصل بينهما .
وينصح بإدارة رسائل البريد الالكترونى ومرفقاتها ككيان واحد لا يتم فصلها ،لأنه قد تتضمن الرسالة معلومات هامة ضرورية لتوضيح ما تحتويه المرفقات ، بالإضافة إلى تحديد وقت وتاريخ استلام أو إرسال هذه المرفقات وهذه قضايا قد تكون هامة للمنظمة لإثبات المسئولية .
وإذا كانت المنظمة تطبق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (ERM)Electronic Records Management ، فإنه لا توجد مشكلة بالنسبة لحفظ الرسائل مع مرفقاتها ، فعندما تكون المرفقات مثلا تقرير عن تسويق سلعة ما تنتجها المنظمة فلا يوجد مشكلة كبيرة عند القيام بحفظ الرسالة والتقرير المرفق بها داخل نظام الحفظ بالمنظمة والمبنى على مبدأي المنشأ الأصلي والترتيب العضوي .
إما إذا كانت المنظمة تطبق نظام إدارة الوثائق الورقى ، فإنه يتم الفصل بين الرسالة ومرفقاتها وتحفظ الرسائل في ملف الصادر أو الوارد ، والمرفقات مع الوثائق ذات الصلة  مما قد يؤدى إلى احتمالية فقد جزء من السياق الإداري للمنظمة .
 
7: تنظيم صندوق البريد الالكتروني للموظف
تستخدم رسائل البريد الالكتروني في أغراض متنوعة ومختلفة ومن المحتمل أن يمتلئ صندوق بريد المستخدم برسائل الكترونية متنوعة ، فهناك الرسائل الخاصة بالاجتماعات ومجالس الأعمال والرسائل الإعلامية والرسائل الخاصة بتوقيع الاتفاقيات والعقود وغيرها ولأن رسائل البريد الالكتروني لا يتم تحديد هويتها وأهميتها دون قراءة محتوى الرسالة ، فأنه من الصعب علينا تحديد الرسائل التى تعامل معاملة الوثيقة الرسمية ، لذا يضطر الموظف إلى :-
 
1.    إما إلى محو تلك الرسائل من صندوق بريده الشخصي .
  1. أو إبقاؤها مع رسائل أخرى لا ترتقي إلى رتبه الوثائق .
وهذا يعنى في أننا الحالتين على وشك فقد وضياع معلومات هامة وضرورية لإدارة أعمال المنظمة بفاعلية، وضياع المعلومات هنا المقصود به ضياع محتوى الرسالة وليس فقد اسم الراسل أو المستلم أو عنوان الموضوع ، ويمكن للمنظمة تجنب فقد معلومات الرسالة إذا ما أحسن الموظف إدارة وترتيب رسائله بأسلوب يساعده في الحفاظ عليها.
وأولى الخطوات اللازمة لتنظيم محتويات صندوق البريد الالكتروني للمستخدمين هو قيام المنظمة بتوعية موظفيها بالأسباب القانونية والمادية لتنظيم صندوقهم البريدى ، وأن المنظمة في حاجة إلى تعاونهم الشخصى في إدارة صناديقهم بكفاءة، وأن ذلك سيعود بالنفع على المستخدمين والمنظمة ككل .
والخطوة الثانية هى إعطاء الموظف المسئولية كاملة دون تدخل من المنظمة فى تنظيم و إدارة صندوق البريد، وتوفير الوقت الكافي لهم لهذا الغرض من أجل بالتعرف على الرسائل التى تدخل في نطاق العمل الرسمي، وترتيبها فى مجلدات تبعا للأنشطة والوظائف التى تقوم بها المنظمة, مع حذف الرسائل التى ليس لها فائدةللعمل أو للبحث.
وقد تلجأ المنظمة إلى طرق اضطرارية من أجل تنظيم صناديق البريد وذلك عن طريق :-
 
1.    تحديد حجم صناديق البريد الالكتروني وما يستوعبه من رسائل .
  1. اللجوء إلى المحو الآلي للرسائل إذا زادت عن هذا الحجم ما يجعل الموظف مضطر إلى تحديد ما يجب حذفه من عدمه .
وعلى الموظف أن يمتلك القدرة على تحديد ماهية الرسائل التى تكون وثائق رسمية والتأكد من مدد استبقاءها داخل صناديق البريد وتحديد وقت حذفها.
 
ولا يجوز بأي حال التدخل في صناديق البريد الالكتروني الخاصة بالمستخدم لأن ذلك يعد اعتداء على خصوصيته ، ولكن هناك أسباب تجعل من الضروري الوصول على صندوق بريد المستخدم في الحالات الآتية :-
 
1.    فى حالة وجود رسائل مخزنة في صندوق البريد وتثبت حقوقاً والتزامات قانونية للمنظمة
  1. في حالة الفحص الجنائي للفصل فى الدعاوى القضائية .
  2. إذا ما تعلقت بقضايا مالية وحسابية .
  3. إذا كان موضوع الرسالة يخضع للمواد القانونية الخاصة بالإطلاع على الوثائق .
ولكن إذا أردنا الدخول على صندوق البريد الالكتروني الخاص بالمستخدم فلابد من :
 
1.    الحصول على تصريح من الموظف شخصياً أو من رئيس القسم .
  1. تقديم طلب إلى المسئول عن تكنولوجيا المعلومات بالمنظمة .
  2. تسجيل الأسباب التى دعت إلى الوصول إلى محتوى صندوق البريد مع تسجيل الأسماء التى حضرت فتح الصندوق .
  3. إخبار المستخدم بالدخول إلى صندوق بريده الالكتروني.
ولابد من وضع إرشادات عملية تبين للمستخدم كيفية تنظيم بريده الالكتروني لأن هناك بالتأكد بعض الصعوبات التى تواجه المستخدمين أثناء إدارة صناديق البريد خاصة إذا ما تلقوا كمية كبيرة من الرسائل .
ويوجد أكثر من طريقة لتنظيم البريد الإلكتروني تمكن المستخدم من تحديد الرسائل المطلوبة بسرعة هى
·        يوفر برنامج MS Outlook على سبيل المثال، خاصية إعطاء ألوان مختلفة للبريد الالكترونى الوارد اعتماداً على اسم المستلم الذى ترســل لــه الرسالــة الثانية Carbon Copy .
  • يمكن للمستخدم الذي يتلقى رسائل بكميات كبيرة أن ينشئ مجلدات لكل مجموعة رسائل مرتبطة موضوعياً معاً .
  • استخدام مرشح الكتروني Filter يعمل على حذف الرسائل آليا إذا ما أمتلئ صندوق البريد الالكترونيً.
ولا نستطيع أن نقول أن هناك طريقة موحدة لتنظيم صناديق البريد الالكتروني وما بها من رسائل ولكن من المهم أن يجد المستخدم أفضل طريقة لتنظيم رسائله لخدمة الجمهور، وتعد
إدارة صناديق البريد الالكتروني مهمة صعبة خاصة إذا كان عدد الرسائل المستلمة كبيرة ، و من غير المقبول ترتيبها وفقاً لخطط تصنيف موضوعية ، بل يجب أن يتبع في ترتيبها خطة منهجية تعتمد على طبيعة العمل والوظائف والأنشطة التي تؤديها المنظمة . Bratina
وهناك بعض النصائح التى يستعين بها المستخدم فى تنظيم وإدارة بريده الالكترونى وهى :
 
1.    تخصيص وقت في اليوم أو الأسبوع لقراءة رسائل البريد الالكترونى .
  1. تحديد أولوية الرسائل التى يجب التعامل معها أولاً .
  2. فحص الراسل وعنوان الموضوع لتحديد مدى أهمية الرسالة فالرسائل الثانية ( النسخة الكربونيةCc ) غالباً ما تخصص لأغراض إعلامية أو دعائية .
  3. وضع قواعد الرسائل الواردة بحيث توضع لآلياً في المجلدات المخصصة لها ويتيح برنامج MS Out Look تلك الخاصية .
  4. إنشاء مجلدات لتجميع رسائل البريد الالكترونى ذات الموضوعات المتشابهة مع بعضها مما يسهل التعامل معها .
  5. تحديد هوية رسائل البريد الالكتروني التى تعامل كأنها وثائق أو التى يتم الرجوع إليها باستمرار .
  6. حفظ الرسائل في مجلدات شخصية يتم فقط بالنسبة للمعلومات التى تحفظ لوقت قصير ، أما البريد الالكتروني الذي يحتاج إلى حفظه لمدة طويلة لأهميته يحفظ في مجلدات على القرص الصلب الخاص للمستخدم أو على خادم البريــد Mail Server .
  7. حذف رسائل البريد الالكتروني التي حفظت في مكان آخر منعا لتكرارها .
  8. حذف رسائل البريد الالكتروني التي لم تعد مطلوبة لأغراض الاسترجاع من داخل الصندوق أو خارجة.
8: نظام حفظ وترتيب الرسائل Filing System
يتم تدريب المستخدمين على استخدام البريد الالكتروني بالمنظمة على إنشاء المجلدات Folders لتخزين الرسائل داخلها ، وتنظيم المجلدات يساعدنا كثيراً فى فصل الرسائل وسجلات البريد المؤقتة عن رسائل البريد ذات القيمة الدائمة ويساعد أيضا على عدم فقد الرسائل الهامة
بطريقة متعمدة وعدم وضعها فى المكان الخاطىْ ونظام المجلدات يكون أكثر فائدة عندما تتبنى المنظمة نظام ترتيب موحد يتناسب وطبيعة العمل ، بدلاً من أن يضع كل موظف نظام لترتيب مجلداته هو فقط .
وإذا تركت المنظمة الحرية لكل فرد بها  لترتيب المجلدات طبقاً لطبيعة العمل بالإدارة التى يعمل بها، فعلى المنظمة تأمين رسائل البريد الالكتروني من الاختراق وفحصه بصورة منتظمة على جهاز الخادم، وعلى المنظمة تبنى ما يلى : .
 
1.    تأسيس وإنشاء نظام حفظ بالترتيب منطقي يعتمد على طبيعة العمل بها .
2.    العمل على توحيد أسماء المجلدات وعناوينها على الشبكة الداخلية LAN بالمنظمة.
 
3.    عدم وضع المجلدات التى يحفظ داخلها رسائل البريد على القرص الصلب لأنه وضع غير آمن يمكن أن يؤدى إلى الفقد المتعمد أو الخاطـئ  نتيجــة لدخول فيــروس أو سقــوط نظــام التشغيــل .
 
4.    يجب أن تكون المجلدات التى تحفظ داخلها الرسائل التي ينشئها الأفراد متوافقة مع نظام الحفظ الالكتروني تتبناه للمنظمة .
5.    من الممكن استخدام برنامج للبريد الالكتروني مثل برنامج أوت لوك* Out Look حتى يمكن توحيد الإجراءات الخاصة بتكامل رسائل البريد.
وهناك نوعين من الأنظمة يستخدمان عند أنشاء المجلدات وحفظها هى:.
1.    مجلدات صناديق البريد العامة Public Mail Box Folders
2.    مجلدات صناديق البريد المشتركة Shared Mail Box Folders
 
8/1- مجلدات صناديق البريد العامة
ويقصد به بها تلك المجلدات التي يمكن لأي فرد فى المنظمة إنشاءها وتنظيمها والوصول إليها دون قيود، ووفقاً لطبيعة العمل بالإدارة أو القسم الذي يعمل به .
فى حين أن صناديق البريد المشتركة أو المترابطة يقصد بها اشتراك مجموعة من الإدارات التى تتشابه فى طبيعة العمل بالمنظمة وتستخدم مجلدات مخصصة لها وفقاً لتنظيمها وطبيعة عملها،ويكون هناك موظف مسئول عن تلقى الرسائل والرد عليها، عكس ما هو متبع فى حالة المجلدات العامة يكون الموظف الذى دون الرسالة أو رد عليها هو المسئول .
والغرض من إدارة رسائل البريد الالكتروني فى الحالتين هو تحديد هوية الرسائل التى يجب الإبقاء عليها وحذف الرسائل ذات القيمة المؤقتة.
وهناك عدد من القواعد المتبعة عند إنشاء صناديق المجلدات العامة،وهذه القواعد يحددها الموظف الذى ينشأ المجلدات داخل صندوق البريد الالكتروني هى :-
 
1.    ما هو الغرض من إنشاء المجلد .
 
2.    تحديد مدة بقاء الرسائل فى المجلدات داخل الصندوق الالكترونى قبل حذفها .
 
3.    الإشارة الى المدة الزمنية لكل مجلد .
 
4.    الإبقاء على الرسائل الرسمية مع حذف الرسائل ذات القيمة المؤقتة ،واعتبار السياق الادارى الذي نشأ فيه المجلد.
وعند إنشاء مجلد داخل صناديق البريد العامة يجب أن تكون فكرة لماذا يتم إنشاؤه واضحة وكيف يستخدم ومن الذي استخدمه، وتسمح مجلدات الصناديق العامة بإمكانية وصول أي فرد فى المنظمة إليها إلا إذا تم وضع شروط خاصة للوصــول عليها.
 
/2 صناديق البريد المشتركة Shared Mail Box
وتستخدم فى حالة وجود مجموعة من الإفراد لهم طبيعة عمل مشتركة ،ويكون بينهم اتصالات كثيرة نتيجة الاشتراك فى ذات العمل ، وهناك عدد من التساؤلات يجب الإجابة عليها قبل إنشاء صناديق البريد المشتركة وهى:.
 
1.    ما هو الغرض أو السبب لإنشاء صناديق البريد المشتركة ؟
  1. كيف نجعل الحصول إلى صناديق البريد المشتركة سهل وميسور ؟
  2. من هو المسئول عند إدارة صناديق البريد المشتركة ؟
  3. متى يتم إزالة وسائل البريد ممن الصناديق ؟
  4. تحديد نوعيات الرسائل التى تعامل على انها وثائق رسمية عن تلك التى لها قيمة مؤقتة.
وقد يكون هناك مجموعة من الأفراد داخل المنظمة لهم اهتما مات مشتركة ، وهؤلاء يمكن لهم الوصول إلى محتويات هذه الصناديق لان محتوياتها تتناسب مع طبيعة عملهم، كما أن لهم حق استخدامها أيضا، ولتحديد مسئولية من يرسل أو يستقبل الرسائل الالكترونية يجب تحديد
 
1.    من له حق الرد على الرسائل ؟
 
2.    كيف يتم تحديد هوية الشخص الذى قام بالإجابة على الرسالة؟
 
3.    من المسئول عن حفظ رسائل البريد الالكترونى- أن يتم قيد وضبط رسائل البريد الالكتروني الواردة أو تلك التى تم الرد عليها.
ويستخدم برنامج Express Out Look إنشاء المجلدات كما فى الشكل التالى وتنقسم الواجهة الرئيسية لهذا البرنامج إلى ثلاثة أقسام هى :
القسم الأول : يتم فيه عرض قائمة بالمجلدات الموجودة فى البرنامج ويتم تخزين الرسائل فى هذه المجلدات يبعا لطبيعة الرسالة، وعلى سبيل المثال يتم تخزين الرسائل الواردة فى Inbox والرسائل المرسلة تخزن فى Send Items .
القسم الثاني : يتم فيه عرض الرسائل الموجودة فى المجلد المختار من قبل المستخدم ويتم عرض بعض المعلومات عن الرسالة مثل المرسل وعنوان الرسالة وتاريخ وصولها وهل تحتوى على مرفقات أم لا . ويقوم البرنامج بترتيب الرسائل تلقائيا على حسب تاريخ وصولها، ولكن يمكن للمستخدم التدخل فى اختيار الترتيب المناسب لطبعة عمله .
القسم الثالث : ويتم فيه عرض محتوى الرسالة المختارة من قائمة الرسائل .
 
 
9: استبقاء واستبعاد الرسائل الالكترونية
إن استبقاء أو استبعاد الوثائق الالكترونية أو الو رقية يعتمد فى الأساس على عملية تقييم المحتوى المعلوماتى لها، حيث يعتمد تقييم المعلومات - أيا كان شكلها، على ما تملكه الوثائق من قيمة أوليه أو ثانوية تبرر حفظها بشكل دائم أو مؤقت، وطبقا للاحتياجات الإدارية للمنظمة أو القانونية أو المحاسبية وأخيرا قيمتها للبحث العلمي . وبعدها يتم وضع ممد استبقاء كل نوعية من الوثائق فى جداول تسمى جداول الاستبقاء تحدد النوعيات التي تحفظ بشكل دائم وتلك التى يتم التخلص منها بعد فترة طالت أم قصرت، ونحن لا نستطيع التخلص من الوثائق إلى الرسمية ،بدون الحصول على موافقة من الجهة المنشئة وكذلك موافقة الأرشيف الوطني وبما يتوافق مع اللوائح والقوانين المعمول بها، من اجل تحديد هوية الوثائق التى لها قيمة دائمة.
وما يطبق على البيئة الورقية يطبق على رسائل البريد الالكترونى ،ولا يستطيع مدير الوثائق التخلص من رسائل البريد الالكتروني إلا بعد مراجعة محتواها وتقويم أهميتها أولا بالنسبة للمنظمة وثانياً لقيمتها للبحث، ولا يستطيع الأرشيفي تطبيق قاعدة ثابتة لحذف كل رسائل البريد الالكتروني بعد مرور فترة زمنية معينة،حيث تتراوح مدد حفظ الرسائل من ستة أشهر إلى سنة ،هذا فى الغالب بينما بعض الرسائل تتجاوز مدة حفظها أكثر من خمسة عشرة عاماً تبعاً لقيمتها .
ومن الأفضل تطبيق لوائح حفظ الوثائق العامة والخاصة واستشارة المنظمة عند اتخاذ قرار استبعاد رسائل البريد الالكتروني المخزنة فى شكل الكتروني وبالتشاور مع المسئولين فى الأرشيف الوطني لاتخاذ القرار السليم بشأنها، ويجب تدريب الموظفون على اتخاذ قرار استبعاد رسائل البريد الالكتروني ، وتدريبهم على تحديد هوية الرسائل ذات القيمة المؤقتة والتى لم يعد لها استخدام فى العمل اليومي مع مراعاة تطبيق اللوائح التى تحدد مدد حفظها.
 
9/1 حذف رسائل البريد الالكترونى
عند حذف رسائل البريد الالكتروني يجب أن تتذكر إننا نحذف الرسائل ذات القيمة المؤقتة التى انتهى العمل منها وتلك التى لا تدخل فى عمل المنظمة، ويجب أن تتم هذه العملية باستمرار حتى لا يمتلئ صندوق البريد بالرسائل المؤقتة ، كما أن ذلك يساعد فى إمكانية الوصول إلى الرسائــل بصـــورة أسرع .
وبعض البرامج الجاهزة الخاصة بالتعامل مع رسائل البريد الالكترونى وأشهرها برنامج Outlook وهو برنامج أصدرته شركة مايكروسوفت يعطينا القدرة إدارة رسائل البريد الالكتروني فى شكلها الاصلى وإرسال و استلام الرسائل ومرفقاتها . ويعطى هذا البرنامج إمكانية محو رسائل الالكتروني بسهولة وذلك بالضغط على قائمة Edit واختيار Delete .
ويمكن إعادة الملف الذي ثم حذفه مرة أخرى ،حيث تحفظ الملفات الملغاة آليا فى سلة المحذوفات أو فى العناصر الملغاة، وإذا تم  حذفها من القرص الصلب الخاص بالموظف فأنها لا تحذف من جهاز الخادمويتم مراجعة الرسائل بصفة دورية ويمكن طبعها ورقياً والاحتفاظ بها فى مكان آخر.
ويجب أن ندرك أننا نستطيع تخزين رسائل البريد أما على خادم الشبكة المجلية Server أو على القرص الصلب الخاص بالموظف أو فى هذه الحالة فان الموظف يكون مسئول مسئولية مباشرة عن تأمين رسائل وتيسير عملية استرجاعها. ويجب أن يتطابق نظام ترتيب المجلدات الذي يقوم بالموظف على نظام الحفظ الذى تستخدمه المنظمة حتى يسهل عملية الربط بين رسائل البريد الالكتروني وبين الوثائق المتعلقة بها.
وليس كل رسائل البريد الالكتروني لها القيمة ، وبالتالي ليس لها نفس مدة الاستبعاد ، ويعد المحتوى أو المعلومات الموجودة بالرسالة هى التى تعكس قيمتها سواء المادية أو القانونية أو الإدارية أو حتى التاريخية،ومن الملاحظ أن معظم رسائل البريد الالكتروني فى معظم المنظمات يكون لها قيمة إدارية تنتهى بعد فترة زمنية قصيرة ، والبعض له قيمة إدارية أو بحثية مما يؤهلها للإبقاء عليـــه بصورة دائمة .
وكقاعدة فانه لا يمكن الاستغناء عن البريد رسائل الالكتروني طالما كانت تحت قيد الاستخدام أو أن موضوعها يتعلق بدعوى قضائية، ومدة الاستقاء هنا تنتهي بانتهاء الطلب على البريد الالكتروني أو بانتهاء الدعوى القضائية.
وفيما يلى شكل يوضح طريقة تنظيف صندوق البريد كاملا على باستخدام برنامج Outlook
 
 
وتنقسم رسائل البريد الالكتروني من حيث قيمتها إلى ثلاثة أقسام هى :
 
·        رسائل ذات قيمة مؤقتة : وهى الرسائل التى تستخدم فى أداء العم ولكن لا يتم الرجوع إليها باستمرار و تتراوح المدة الزمنية لها عدة أشهر أو عدة أعوام و يتم استبقاءها طبقاً للمدة الزمنية التى نصت عليها لوائح الحفظ ومن أمثلها : تقارير النشاط و محاضر الاجتماعات.
 
· رسائل ذات قيمة دائمة :. هي التي توثق وظائف وواجبات المنظمة على مر الزمن ويتم نقلها فيما بعد إلى الأرشيف الوطني ومن أمثلتها المراسلات الرسمية مثل التقارير السنوية ، الاتفاقيات والعقود وغيرها .
 
9/2  مسئولية الاستبعاد
بداية يجب تدريب الموظفين على استخدام جداول الحفظ والاستبعاد لتحديد نوعيات رسائل البريد الالكترونى التى يجب أن تبقى وتلك التى يجب محوهامن نظام البريد الالكترونى وأن يتم ذلك بشكل دورى ،بتحديد أيام معينة شهرياً تخصص لتنفيذ تلك العملية .
وإذ تم تحديد قيمة الرسالة على أنها رسالة ذات قيمة دائمة فيجب أن تحدد المنظمة الشخص المسئول عن إبقاءها وأرشفتها فإذا وردت الرسالة من خارج المنظمة ،يجب ا أن تبقى لدى  الشخص الذى تسلمها وحفظها على القرص الصلب، وفى حالة إرسال رسالة واحدة إلى شخصين أو أكثر فى نفس الوقت ،فان آخر رد على الرسالة هو الذى يتم حفظه إذا ما تضمن كافة الإجابات والتعليقات.
9/3 الوصول والإتاحة Access
يجب إتاحة البريد الالكتروني الذى يرسل ويستقبل داخل المنظمة طالما كان مطلوباً لإدارة الأعمال ،ولمواجهة المتطلبات التشريعية والقانونية والمحاسبية وغيرها . وهذا يؤكد الحاجة إلى المراجعة الدورية وترتيب وتصنيف رسائل البريد الالكترونى تبعاً لطبيعة عمل المنظمة ،وحذف رسائل البريد الالكتروني المؤقتة وتلك التى لا تتعلق بعمليات الإدارة .ولابد وأن يتاح للجمهور إمكانية الوصول إلى رسائل البريد الالكتروني طالماً كانت تقع ضمن نظام قانون الإطلاع .
ويجوز لرئيس العمل فى المنظمة الوصول إلى البريد الالكتروني الخاص بالموظف فى الحالات الآتية :.
 
1.    عند التدخل فى حل مشكلة إدارية محددة.
 
2.    فى حالة عدم وجود المسئول عن البريد الالكتروني ويتطلب الأمر التدخل الفورى لحل مشكلة طارئة فى المنظمة.
  1. أثناء الفحص و التفتيش عند إساءة استخدام البريد الالكتروني وذلك بالتعاون مع موظف الأمن المسئول طبقاً لما تقرره اللوائح.
 
10 :  أرشفة رسائل البريد الالكتروني
تتطلب أرشفة  رسائل البريد الالكتروني مجهو داً كبيرا لأكثر من سبب:
الأول :. أن عملية الأرشفة تتطلب قراءة محتوى كل رسالة حتى تستطيع تقييم أهميتها .
الثانى :. أن نظام البريد الالكتروني هو نظام معلومات غير متصل بنظام حفظ الوثائق الالكترونية،ولهذا السبب فان الوصول الى رسائل البريد الالكترونى يحتاج إلى وجود ربط بين  السياق الادارى للمنظمة وإجراءات الحفظ المتبعة بها .
الثالث :. يتطلب نظام البريد الالكترونى العمل على الربط رسائل البريد الالكترونى المرفقات الملحقة بها من جانب، وبين الوثائق ذات الصلة من جانب آخر، مما يعنى بالضرورة وجود ربط بين نظام البريد الالكتروني ونظام الحفظ الالكتروني بالمنظمة.
ولهذه الأسباب يجب على المسئول عن نظام الحفظ بالمنظمة فهم طريقة عمل البريد الالكتروني وطريقة إنشاؤه واستخدامه، وتحديد علاقته بالوثائق الأخرى ذات الصلة ، والقيام بعملية الأرشفة لرسائل البريد الالكترونى تعطى مزيداً من الصحة والمصداقية لسجلات المنظمة .
 
وتتطلب أرشفة رسائل البريد الالكتروني أن تأخذ المنظمة فى حسبانها البنية الأساسية التكنولوجية من توفر أجهزة الحاسب الآلي  وتركيب الشبكات اللازمة لنقل البيانات، وشراء البرامج المعتمدة للتعامل مع البريد الالكتروني وفى مرحلة متأخرة يتم ربط والتنسيق بين نظام البريد الالكتروني نظام الحفظ الذى تتبناه المنظمة .
وتعد المنظمات المسئولة عن تطوير ووضع الإرشادات والإجراءات اللازمة لإدخال وإدماج نظام البريد الالكتروني ضمن نظام الحفظ الالكتروني بها ، وذلك بإتباع سياسة معتمدة من قبل الأرشيف الوطنى ،وعلى مسئول نظام المعلومات بالمنظمة وضع وتطوير السياسات والنظم للتأكد من أن رسائل البريد الالكتروني الرسمية يتم حفظها بصورة ملائمة وجعلها متاحة بعد انتهاء مدة حفظها.
ويجب التنبيه على أن إعادة طبع نظام البريد الالكتروني على شرائط أو على اى وسيط آخر، ومحو وحذف كل رسائل البريد الالكتروني بعد فترة من الزمن ليست سياسة مناسبة للتعامل مع البريد الالكتروني، كما أن تخزين رسائل البريد ذات القيمة الدائمة على الأقراص الصلبة الخاصة بالموظفين هو أمر بالغ الخطورة فهذه الرسائل يجب أن تخزن بصورة آمنة لحمايتها مـن التعديــل أو التدميــر.
ويوجد ثلاث طرق لأرشفة رسائل البريد الالكتروني هي
10/1 الحفظ المادى : . Hard Copy
بالنسبة لرسائل البريد الالكتروني التى تعامل معاملة الوثائق الرسمية والتى تتطلب مصلحة العمل استبقاؤها أكثر من خمسة عشرة سنة (15)، فانه من الأفضل طبعها على وسيط مادي أى كان شكل هذا الوسيط ( ورقى، ميكروفيلم ، ميكروفيش ...... ) وهذا الحل يتم تطبيقه إذا لم يكن لدى المنظمة القدرة على امتلاك نظام حفظ الكتروني يعمل على حماية الوثائق ذات القيمة الدائمة وتيسير الوصول إليها.
 
ولهذه الطريقة بعض المميزات والعيوب أيضا وهى
 
1.    إن أفضل ميزة لهذه الطريقة هو ثبات الوسيط، و قد لا تملك المنظمة الامكانات المادية اللازمة لتحديث أو تغيير البرامج والمعدات المستخدمة في أرشفة البريد الالكتروني .
 
2.    فى حالة طبع رسائل البريد الالكترونى على وسيط مادي فانه يسهل تصنيفها وفهرستها طبقا لخطة التصنيف التى تطبق على الوثائق الورقية بالمنظمة وبالتالي يسهل إدماج نظام البريد الالكترونى مع نظام الحفظ العام داخل المنظمة .
3.    سهولة تطبيق إجراءات الاستبقاء والاستبعاد على رسائل البريد الالكترونى بنفس الطريقة المطبقة على الوثائق الورقية.
 
ومــن عيوبـها :
  1. فقد الميزة الأساسية للمعلومات الالكترونية ، ففى حالة طبع البريد الالكترونى على وسيط مادى فسوف نفقد ميزة المعلومات الالكترونية مثل السرعة والدقة فى تخزين واسترجاع المعلومات و توفير أماكن تجهيزات التخزين .
  2. تشتت رسائل البريد الالكترونى فى أكثر من مكان واحد ، وفى  حالة الحفظ الالكتروني  للرسائل فانه يمكن الرجوع إليها فى مكان واحد.
وليس معنى ذلك أن الحفظ المادي كله عيوب فهناك بعض المنظمات وخاصة المنظمات التجارية التى تهدف الى الربح قد تواجه مشاكل فى تطبيق نظام البريد البريد الالكتروني من ناحية الموارد البشرية أو المادية أو من ناحية التجهيزات والمعدات، فى حين من السهل تطوير نظام الحفظ الورقى للبريد الالكترونى ، فهو يتشابة الى حد كبير على نظام إدارة المراسلات الورقية ( الصادر والوارد ) .
بالإضافة إلى أن طبع البريد الالكتروني على وسيط مادي وخاصة الورقى ،يساعد كثيراً فى ترتيب وتصنيف الرسائل الالكترونية وحفظها مع السجلات الورقية التى ترتبط بها نظراً لارتباطها بنفس طبيعة وإجراءات العمل ، كذلك يتم طبع المرفقات المرتبطة بالرسائل وتخزينها بنفس الطريقة التى ترتب وتحفظ بها الرسائل.
 
وهناك بعض الاعتبارات التي يجب تطبيقها عن تبنى سياسة طبع رسائل البريد على وسيط ورقى هى :-
الاعتبار الأول: توفير متطلبات الجودة لعملية طبع البريد الالكتروني ، بحيث يحتوى الورق المطبوع على مضمون الرسالة والبيانات التى تعكس سياق الرسالة مثل اسم الراسل والمرسل إليه وتاريخ إرسال واستلام الرسالة .
الاعتبار الثانى : فى حالة طبع البريد على وسيط ورقى، يجب التخلص من النسخة الأصلية من البريد الالكتروني حتى لا تتكرر البيانات .
الاعتبار الثالث:
يجب وضع إجراءات واضحة عند طبع رسائل البريد الالكتروني حتى نتأ كد من اكتما ل ومصداقية رسائل البريد الالكتروني. .
 
10/2  أرشفة الرسائل على خادم البريد الالكتروني
حيث يتم حفظ رسائل البريد داخل نظام البريد الالكتروني الذي تم إنشاؤه داخل المنظمة من خلال تركيب شبكة داخلية)(LAN وتوصيلها بخادم Server، يتم تحميل مجموعة من البرامج اللازمة للتعامل تخزين واسترجاع، وتخزن عليه الرسائل  سواء الواردة من الخارج أو الصادرة من الإدارات .
وهذه الطريقة تتيح تخزين رسائل البريد على خادم نظام البريد الالكتروني وتجعل من الحواسب الآلية التى يستخدمها الموظفون بمثابة نهايات طرفية Terminals بحيث يصعب عليهم تعد يل أو حذف الرسائل التي قد تحتوى على معلومات هامة تعكس أنشطة المنظمة ، وذك لأن الرسالة الأصلية ومرفقاتها مخزنة على الخادم Server.
والميزة الأساسية فىهذه الطريقة تكمن فيما توفره من وقت وجهد ، حيث تخزن الرسائل الكترونيا على خادم البريد الالكتروني تبعاً لنظام الحفظ الذى تتبناه المنظمة ، وتظل الرسائل مخزنة على الخادم طالما كانت هناك حاجة إليها مع القيام بترتيبها  واسترجاعها الكترونيا.
ومن عيوب تخزين رسائل البريد الالكتروني على الخادم :
  • التكاليف اللازمة لإنشاء نظام البريد الالكتروني وما يستتبعه من عمل صيانة ومتابعة لنظام الحفظ الالكتروني للرسائل .
  • وجود صعوبة بين دمج نظام حفظ رسائل البريد الالكتروني و نظام الحفظ الالكتروني الذى تتبناه المنظمة
  • التطورات التى تطرأ على أنظمة البريد الالكترونى تتطلب نقل أو تحويل الرسائل الى تسبقى لأكثر من خمس سنوات الى نظام جديد وذلك لقدم النظام المستخدم.
والأرشفة المباشرة على خادم البريد قد تواجه بعض المعارضة الأرشيفية والقانونية فالأرشيفي يرى أن رسائل البريد الالكتروني قد لا تحتوى على معلومات أرشيفية تبرر تكلفة حفظها ، بالإضافة إلى أن حفظ السياق الادارى للرسائل، والربط  بينها وبين أنشطة ووظائف المنظمة قد يسبب بعض المتاعب الفنية ، ومن الناحية القانونية فانه فى حالة انتهاك واختراق خادم البريد الالكتروني يؤدى الى خروج محتوى الرسائل إلى أشخاص آخرون ثالث قد يسيئون استخدمها .
 
10/3/1 متطلبات الأرشفة داخل نظام البريد الالكتروني
يتطلب تخزين الرسائل على خادم البريد الالكتروني عدد من متطلبات الجودة هى :
  1. يجب أن يتم أرشفة رسائل البريد الالكتروني ضمن السياق الادارى للمنظمة الذى يتم فى إطاره إرسال واستقبال البريد، ويتم هذا فى البينة الالكترونية بطريقتين هما :-
·        تخزين رسائل البريد الالكترونى  داخل مجلدات Folders ترتب منطقياً تبعاً للتنظيم الادارى للمنظمة.
  • إضافة رقم أو كود لتصنيف الملفات التى تحفظ داخلها رسائل البريد الالكترونية لتيسير عملية الاسترجاع.
وطريقة بناء المجلدات داخل نظام الحفظ الالكتروني يتم من خلال ترتيبها وفقاً للوظائف والأنشطة التى تقوم بها المنظمة بحيث تعكس الإجراءات والأنشطـــة ومهــام الجهــة المنشئـــة .
وفيما يلى شكل يوضح طريقة بناء نظام مجلدات Folders Structure مقترح لكلية الآداب، تحفظ داخلها رسائل البريد الالكتروني، وهذه المجلدات رتبت لتعكس البناء التنظيمي للكلية وطبقا للوظيفة الأكاديمية والإدارية للكلية :
 
وهناك بعض القواعد التي تطبق عند بناء المجلدات داخل المنظمة هى :
  1. عنوان المجلد يجب ان يكون متفرد وواضح و بسيط.
  2. يجب الاستعانة بمدير الوثائق والمعلومات بالمنظمة عند إنشاء عند بناء خطة لتصنيف المجلدات.
  3. يجب وجود تناغم وانسجام بين بناء المجلدات داخل نظام البريد الالكتروني وبين نظام تصنيف الوثائق التقليدية إذا لم يوجد نظام حفظ الكتروني للوثائق بالمنظمة.
  4. استخدام أكواد للتصنيف (الترميز) لاستخدامه فى استرجاع المجلداتوالملفات، مما يجنبنا مشاكل التصنيف الالفبائى أو الرقمي لمجلدات البريد الالكتروني.
 
10/3/ 2  مميزات استخدام المجلدات
 
1.    إمكانية تجميع رسائل البريد الالكترونى ذو القيمة الأرشيفية فى  كيان متكامل واحد .
 
2.    يساعد نظام المجلدات  المستفيد فى الوصول إلى محتوى الرسائل من خلا ل استعراض المجلدات .
 
3.    تتخذ قرارات التقويم والاستبعاد والحفظ على مستوى المجلد، كما هو الحال فى الوثائق الورقية حيث تتم على مستوى السجل .
 
4.    يمدنا نظام المجلدات بمعلومات عن السياق الادارى الذي أنشئت فيه الرسائل مثل اسم الراسل والمرسل إليه وتاريخ الرسالة وموعدها وموضوعها .
وفى حالة عدم وجود إدارة الكترونية للوثائقElectronic Records (ERM) Management بالمنظمة وبناء نظام المجلدات Folders Structure يجب أن يضاهى نظام الحفظ الورقى لكى  يتم التكامل بين الوثائق الورقية الالكترونية، وتقوم برامج البريد الالكتروني التى يتم تحميلها على خادم البريد بإعطاء رمز لكل رسالة آليا, وهذا الرمز هو يربط بين البريد الالكتروني وبين السياق الادارى للمنظمة، وأيضا بين البريد ومرفقاته.
والخلاصة أن أرشفة الرسائل داخل نظام البريد الالكتروني والتى تحتاج إلى الحفظ لفترات طويلة لا يتناسب مع بيئة التخزين الدائم، وذلك لعدم توافر متطلبات الجودة اللازمة لتخزين المعلومات الأرشيفية من توافر وسائط التخزين المناسبة وكذلك عدم توافر الأمان الكامل وإمكانية اختراق المعلومات .
 
10/3 : الأرشفة خارج نظام البريد الالكتروني
إذا لم يمكن لدى المنظمة نظام للبريد الالكتروني تقوم من خلا له بإنشاء رسائل البريد واستلامها و إدارتها وتخزينها والعمل بعد ذلك على دمجها داخل إطار العمل الرسمي ، عندها تقوم المنظمة باستخدام أحد البرامج التى تنتجها إحدى الشركات المتخصصة العاملة وأشهرها برنامج MS Outlook وتنتجه  شركة مايكروسوفت ، ويقوم هذا البرنامج بإدارة رسائل البريد الالكتروني بكفاءة عالية وإمكانية أرشفة الرسائل بطريقة تسمح بدمجها مع الوثائق الالكترونية ذات الصلة بسهولة ويسر.
وتقوم برامج البريد الالكتروني بأرشفة الرسائل داخل ملفات منفصلة وحفظها فى مجلدات يتم تصنيفها وترتيبها طبقا لخطةً الترتيب التى تتبناها المنظمة، مما يحقق عنصر تكامل مجموعة الوثائق Integrity بالمنظمة، والتكامل عنصر هام يساعد على فهم الوثائق وما تعكسه من أنشطة ووظائف قامت بها المنظمة ، وما يطبق على الرسائل نفسها يطبق على المرفقات الملحقة بها ، حيث يتم توزيعها وفقاً للتصنيف المتبع وهو أمر لا يتوافر فى  حفظ الرسائل عن طريق استخدام الخادم فى نظام البريد الالكتروني.
ويوضح الشكل التالي عملية الأرشفة على برنامج MS Outlook, فمن قائمة تحرير نضغط على أرشفة ويعطينا عدة اختيارات تنصب كلها على أرشفة المجلدات التى تم إنشاؤها تلقائيا أو أرشفة المجلدات الفرعية.
 
 
والميزة الأساسية لأرشفة الرسائل باستخدام البرامج الجاهزة بغض النظر عن نوعية هذه البرامج هو إمكانية حفظ الرسائل فى شكل ملفات مستقلة مع إمكانية تخزينها فى ملفات HTML، PDF، XML وهى ملفات لا يمكن أن تسمح بتغيير نص أو شكل الرسالة الاصلى ويتم الاحتفاظ بها كما هى ، مما يعطى صفة المصداقية على البريد الا لكترونى،بالإضافة إلى إمكانية استخدام التوقيع الالكتروني الذي يحدد هوية الراسل ويمنعه من التبرؤ مما ورد برسالته ويؤكد صحة محتواها.
وبعد تحديد نوعية الرسائل التى يجب أن تحفظ على الدوام نظرا لأهميتها الأرشيفية، يتم إتباع ثلاث خطوات لإتمام عملية أرشفة وهى :
 
1.    تسجيل كافة البيانات التى تتعلق بالسياق الادارى الذي أنشئت فيه رسائل البريد الالكترونى .
 
2.    إنشاء بناء أو إطار لترتيب المجلدات التى يحفظ داخلها رسائل البريد ذو القيمة الأرشيفية.
 
3.    محاولة الدمج بين نظام البريد الالكترونى ذو القيمة الأرشيفية مع نظام الحفظ الالكتروني للوثائق ذات الصلة حتى نحقق تكامل مجموعة الوثائق.
وقد وضع الأرشيف القومي الامريكى NARA- National Archives and Records Management عدد من القواعد واجبة الأتباع عند نقل رسائل البريد الالكتروني ذات القيمة الأرشيفية الى الارشيف الامريكى للحفظ الدائم، حيث يلزم المنظمة التى تقوم بنقل هذه الرسائل باتباع ما يلى :
  • بيان نوع التطبيقات Application المستخدمة فى التعامل مع البريد الالكتروني ونوع الإصدار Version مثل إصدار V5.5 .
  • بيان نوع نظام التشغيل المستخدم ونوع الإصدار مثل NT v4.0 .
  • بيان نوع نظام إدارة الوثائق الالكترونية إذا وجد RMA-Records Management Application ونوع الإصدار .
  • الرقم الاجمالى لرسائل البريد الالكترونى .
  • الرقم الاجمالى للمرفقات الملحقة بالرسائل .
  • قائمة محددة وواضحة بالرسائل .
  • بيان البناء الادارى الذي أنشأت خلاله الرسائل .
  • بيان ترتيب الوثائق أثناء النقل.
  • لا يقبل الأرشيف الرسائل أو المرفقات التى تكتب بالبرامج التى تتيح إمكانية التعديل فى نصوصها، لذا يشترط الأرشيف أن تكون الرسائل ومرفقاتها مكتوبة ببرنامج PDF والذي لا يسمح بتعديل النص، بخلاف برنامج مثل Word .
  • يجب تحديد المرفقات بطريقة منفصلة عن الرسائل وبصورة دقيقة .
  • يجب عنونة كل رسائل البريد الالكتروني بحيث تبين كل المسلمين للرسالة سواء النسخة الكربونية Cc أو النسخة الصماء BCc، وكذلك تبين الموضوع والمرفقات، ووقت ارسال الرسالة وحجم الرسالة، واسم الملف وكافة المعلومات المشابهة .
  • على المنظمة التى استخدمت نظام البريد الالكتروني ان تحدد المستخدمين من خلال تحديد اسم المستخدم Nickname عناوينهم . Address
 
و يجب الانتباه إلى عدد من الاعتبارات الهامة عند أرشفة رسائل البريد الاكترونى هى :
 
1.    إن نظام البريد الالكتروني هو نظام معلومات وليس نظام لإدارة الوثائق أو نظام للحفظ، فهو لا يقوم بوصف السياق الادارى أوينفذ العمليات الفنية من تقويم استبعاد واسترجاع فهو نفسه يحتاج إلى طريقة ما لتخزين ما عليه من رسائل .
2.    إن نظام البريد الالكتروني لا يتم تصميمه لتجميع وحفظ كل الوثائق ذات الصلة مع بعضها فى كيان واحد ، وإنماهو مخصص لإدارة وحفظ الرسائل ومرفقاتها المتعلقة بموضوع ما فقط ، أما الوثائق الأخرى التى لا تنشأ أو تستلم بواسطة البريد الالكترونى فليس لها صلة من قريب أو بعيد بنظام البريد الالكتروني
 
3.    إن نظام البريد الالكترونى لا يتم إتاحة الرسائل المخزنة داخله على الدوام ، فقد يكون مشفر يحتاج الدخول عليه إلى كلمة سر واسم المستخدم، كما أن هناك حقوق للإتاحة والإطلاع يجب توفرها .
 
4.    إن أنظمة البريد الالكتروني غالباً لا تستخدم فى تخزين الرسائل لفترات طويلة نتيجة للتطورات التى تحدث فى برامج البريد الا لكترونى أو فى المعدات المستخدمة ، مما يسبب مشاكل فى التخزين، وعدم القدرة على قراءة الرسائل نتيجة لتغير الأنظمة.
 
ومن القضايا الهامة التى يجب مراعاتها عند التعامل مع رسائل البريد الالكترونى ما يلى :
11/ قضية الخصوصية : Privacy
تشترك المنظمات مع الأفراد فى الحاجة إلى اتصالات مصونة ومحمية، كأخذ رأى المستشارين مثل المحامين أو المحاسبين فى بعض القضايا التى تتعرض لها المنظمة, كما أنها مطالبة بالكشف عن بعض المعلومات لعملائها وغيرهم مما تفرضه ظروف العمل، وكشف هذه المعلومات يتجاوز مصلحة الأفراد فى خصوصية معلوماتهم، لتمتد لتشمل مصلحة المنظمة فى الاحتفاظ بالمعلومات اللازمة لممارسة أعمالها ووظائفها، وعلى سبيل المثال تعمل المصارف المالية على توفير الخصوصية للمعلومات المالية التى تمتلكها عن عملائها، لأن تلك المعلومات ضرورية لأنشطة المصرف، ولأن العملاء سيكونون أقل استعدادا للكشف عن هذه المعلومات إذا لم يستطع المصرف توفير الحماية القانونية في الكشف عنها.
ونظرا لانتقال رسائل البريد الالكتروني عبر عدد من الحواسب والشبكات والتى يمكن اختراق أيا منها، لذا فانه يمكن الإطلاع عليها عن عمد أو غير قصد بالإضافة إلى أن هناك فرضية مؤداها أن الرسالة قد يقرأها عدد من الأفراد ،و ليس فقط المرسلة إليه ، وكثير من البريد الالكترونى ينقل معلومات حساسة وسرية، لذا فمن الأفضل عدم نقلها وتحويلها االا إذا وجد بروتوكول أو اتفاق يؤمن الرسالة أثناء تنقلها.
ولأن البريد الالكتروني أصبح أداة اتصال إدارية منتشرة ومستخدمة ، لذا فهناك حاجة لحماية حق الخصوصية الشخصية حتى بين زملاء العمل ، والمعلومات ذات الطبيعة الشخصية مثل أرقام التأمينات الاجتماعية وأرقام التليفون المنزلى والعناوين والظروف الطبية وغيرها، يجب أن ألا تكتب فى الرسالة قدر المكان ، كما يجب أن تطبق اللوائح والقوانين المنصوص عليها فى هذا الشأن مثل لائحة الخصوصية بالولايات المتحدة
وقد وضعت لائحة الخصوصية الصادرة 1974م وتعديلاتها الصادرة1977 م – وكذلك لائحة الخصوصية الكندية الصادرة 1983م أربعة مبادئِ هى :-
 
1.    انه لا يجوز للهيئات والمصالح الحكومية التى أدرجت ضمن لائحة الخصوصية أن تستخدم أو تكشف المعلومات الشخصية بدون موافقة مسبقة من الأفراد الذين تخصهم .
  1. يجب أن تسمح الهيئات للأفراد بالوصول الى معلوماتهم الشخصية – وقد نشأ نزاع بين وجهة نظر الأفراد والإدارة فى المعلومات المطلوبة ( هل يتم الحصول عليها كلها، أو جزء منها، حق استنساخها ...)
  2. الاستخدام العادل للمعلومات أى ان المعلومات الى تطلبها الهيئات لابد وأن تكون مناسبة وضرورية للغرض الذي أنشئت من اجله . وفى كندا لا يتم تجميع هذه المعلومات وطرحها نهائيا اذا لم تتعلق بصورة مباشرة ببرنامج عمل الهيئة .
  3. المعلومات المطلوبة للقرارات الإدارية يجب ان تكون محددة ودقيقة.
 
12/ قضية الأمن :Security
بصفة عامة فان نظم التخزين الالكتروني يتم فحصها ومتابعتها بانتظام وبصفة دورية لحمايتها من عيوب النظام أو سقوطه ،أو من الحذف غير المتعمد للملفات أو من التلاعب، ومن خلال إجراء الفحص الروتيني تكتشف عادة الحالات الطارئة التي تحتاج إلى معالجة.
وعلى المنظمات القيام بتطوير إجراءات أمن البريد الالكتروني ذو القيمة الإدارية أو التاريخية لجعله صالحا للاستخدام على الدوام، وتحديد من حق الوصول إليه ، وتعقب وضبط أي تغيرات تطرأ على الرسائل.
وتعد المنظمات حكومية كانت أم غير حكومية من أكثر الدوائر التي يحاول الجمهور اختراق أنظمة الحاسب بها من خلال الفيروسات التى قد ترسل مع رسائل البريد الإلكتروني حتى بدون معرفة بدون معرفة الراسل، وهو ما يعرف بالبريد الدعائي المتطفل   Spamأو قد يرسل بريد من شخص معروف ولكن يريد الضرر بالمنظمة ، لذا يجب استخدام البرامج التي تقاوم هذه الفيروسات وهى معروفة ومتاحة .
كذلك يمكن استخدام نظام التشفير Encryption وهو نظام لا يسمح لأي فرد بالدخول على نظام البريد الالكتروني للإطلاع على الرسائل أو مرفقاتها ، وهو غالباً ما يستخدم في حالة الحفظ طويل الأمد ويستخدم عندما تفرض طبيعة المعلومات الموجودة بالرسالة ذلك .
 
13 تعليمــات عامــة
عند استخدام البر يد الالكتر ونى يجب مراعاة التعليمات الآتية :
1.    عدم كتابة معلومات كثيرة فى الرسالة الواحدة مما قد يعد عبئا على المستلم ويشعره بالملل.
 
2.    إذا تضمنت الرسالة موضوع جديد يجب كتابته فى رسالة منفصلة لجذب الانتباه إليه .
 
3.    عند كتابة عنوان الرسالة الرئيسي الذي يعبر عن محتواها، يجب اختيار رؤوس موضوعات أو كلمات مفتاحية واضحة ومتفردة، مما يسمح لنا بعد ذلك بسهولة الترتيب والفهرسة .
 
4.    يجب أن تكون الرسالة منظمة بمعنى استخدام سطور و فقرات قصيرة مع مراعاة قواعد اللغة وفحص الأخطاء اللغوية قبل إرسالها .
5.    5-لا يتم كتابة الرسالة بحروف كبيرة Capital ولا يستحب استخدام علامات التعجب ، فقد يظن مستلم الرسالة أن هذا استهزاء به .
 
6.    تذكر انك قد ترسل البريد الألكترونى إلى العديد من المستلمين الذين يختلفون فى خبراتهم وثقافتهم والبعض قد لا يستطيع فهم المصطلحات التى تستخدمها, فمن الأفضل تجنب استخدام المصطلحات غير المفهومة .
7.    يجب إرسال نسخة كربونية (Cc) إلى الذين قد يكون لديهم معلومات أو اقتراحات تحتاج الى إضافتها .
 
8.    نص الرسالة الذي لم تكتبه لا يحب أن تغير فيه أو تبدله لأنة قد يتعارض مع المعنى الأصلي الذى أراده منشئ الرسالة.
 
9.    يجب الرد على رسائـل البريد الالكتروني بسرعة وفى أى وقت طالما كان ذلك ممكنا، وإذا كانت الإجابة على الرسالة والرد عليها يمكن أن يتم خلال ساعة فانه ينصح الراسل باستخدام وسيلة أخرى مثل التليفون، أما إذا كانت أكثر من ذلك فيجب أعطاء الراسل الفرصة فى البحث واعدا د الرد المناسب مع تجنب الردود المتبذلة .
  1. يجب فحص قائمة المر سل إليهم قبل إرسال الرسالة ، حتى نضمن إرسالها إلى الشخص المراد بالفعل .
  2. يجب لفت الانتباه إلى مراعاة قانون حق المؤلف إذا نقلت فى رسالتك معلومات من مصدر آخر, ويتم معا ملة البريد الالكتروني كوسيط معلوماتى يمكن نسخ ما عليه من معلومات بالمخالفة لقانون حق المؤلف.
  3. لا يجب تتبع وملاحقة البريد الالكتروني الخاص بشخص آخر ومحاولـة الإطلاع عليــة إلا بتصريــح رسمى من اشخص نفسه .
  4. لا تطلق الاستغاثة كاذبة عبر البر يد الالكتروني إلا فى الحالات الملحة الحرجة .
  5. إذا ما احتوت الرسالة على معلومات ذات قيمة ، فلا تشير إلى ذلك فىالرسالةحتى لا تكون سببا في جذب الجمهور إلى التطفل عليها ومحاولة قراءتها .
  6. لا تقل أو تذكر معلومات عبر البريد الكتروني عن اى فرد لا تستطيع أن تقولها فى وجه، كما انه من غير المرغوب فيه استخدام اللغة الدارجة أو العامية فى كتابة الرسالة .
  7. استخدام الدعاية والابتذال غير مرغوب فيه وقد يساء فهمه .
  8. تجنب رسائل الإثارة والتى قد ترسلها فى حالة الغضب لأنه عادة ما تندم على هذا التصرف فيما بعد .
  9. يجب إدراك أن البريد الالكتروني يقوم على المشاركة فى الأساس لذا يجب تطبيق إجراءات الخصوصية والسرية وحمايتها .
  10. إذا كان من الممكن قراءة الرسالة مرة واحدة فهذا أفضل ، لأن وضعها داخل المرفقات نتيجة لطو لها يجعل قراءتها صعبة ويستهلك بعض الوقت .
  11. يجب تحد يد حجم المرفقات بما لا يزيد عن واحد ميجا بايت لكل مرفقة ،وإرسال عدد كبير من المرفقات يتسبب فى تأخير العمل كثيرا .
  12. لا يجب إرسال أية بريد مبتذل أ ويخض على التعصب أو العنصرية أو يحتوى على تهديد أو بريد دعائي قد يحمل فيروسات تدمر نظام البريد الالكتروني
 
 
المراجع
  1. أحمد أنور بدر . علم المعلومات والمكتبات، بين النظرية والارتباطات الموضوعية، دار      غريب، القاهرة، 1996، ص133.
  2. www.matcom.net . شركة ما تكوم للكمبيوتر . قاموس مصطلحات الانترنت الحديث
  3. شريف كامل شاهين . شبكة الجامعات المصرية وانعكاساتها على المكتبات .- مجلة الاتجاهات الحديثة فى المكتبات والمعلومات، المكتبة الأكاديمية، القاهرة،ع3، يناير 199
  4. فريد هـ. كيت . الخصوصية فى عصر المعلومات .- القاهرة، مركز الأهرام للترجمة والنشر، 1999, ص, 34.
  5. Boudrez,Filip . Archiving e-mail،http://www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/eng/index.htm، 2002 .
 
6.    National Archives of Australia.Managing Electronic Message as Records،http://www.naa.gov.au/recordkeeping/er/elec_messages/intro.htm، 2001
 
  1. New south wales . policy on electronic messages as records،http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/erk/polem/messag.htm، 1999.
 
  1. National archives and records management . transfer for electronic records to nara، 36CFR 1228.270،www.nara.gov
 
  1. Kentucky Department for Libraries and Archives . Guidelines for Managing Email،2003. http://www.kdia.ky.gov/recmanagement/Email ،
 
  1. Public records office . Guidelines on developing a policy for managing email،www.pro.gov.uk .